Bước 6: Đảm bảo số liệu về giá thành đúng

Các bước thực hiện

Bước 1: Tính giá thành
Xem hướng dẫn tại đây
Bước 2: Kiểm tra số liệu giữa sổ chi tiết tài khoản chi phí với sổ Cái tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

• Mục đích:
  • Đảm bảo các khoản chi phí phát sinh trong kỳ (TK 621, 622, 627) được kết chuyển hết sang tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154) để tính giá thành SP.
  • Đảm bảo số phát sinh bên Nợ TK 155 bằng với giá trị kết chuyển trong kỳ của TK 154

• Thực hiện:

1. Khi thực hiện tính giá thành có thể xảy ra một số bất thường như sau:

TT	Tình trạng	Các nguyên nhân xảy ra	Hướng dẫn xử lý	Ghi chú
1	Khi tính giá thành tại bước xác định hệ số tỷ lệ không thấy hiển thị lên các thành phẩm	– Chưa lập phiếu nhập kho thành phẩm – Đã lập phiếu nhập kho thành phẩm nhưng chọn sai đối tượng tập hợp chi phí – Đã lập phiếu nhập kho thành phẩm, nhưng hạch toán không đúng Nợ TK 15x/Có TK 154 – Phiếu nhập kho đã làm không nằm trong khoảng thời gian tính giá thành	– Vào chức năng tìm kiếm tìm chứng từ loại nhập kho, tại cột loại chứng từ của kết quả tìm kiếm, lọc giá trị Nhập kho thành phẩm sản xuất . + Nếu chưa có chứng từ nhập kho thành phẩm sản xuất thì lập bổ sung phiếu nhập kho thành phẩm. + Nếu đã có phiếu nhập kho thành phẩm thì kiểm tra xem ngày hạch toán có bị nhầm sang kỳ khác không, nếu sai thì sửa lại + Kiểm tra các phiếu nhập kho thành phẩm đã hạch toán đúng Nợ TK 15x/Có TK 154, nếu sai thì sửa lại + Kiểm tra các phiếu nhập kho thành phẩm đã hạch toán đúng đối tượng THCP tương ứng với các thành phẩm chưa, nếu sai thì sửa lại
2		Đã lập phiếu nhập kho nhưng chọn không đúng loại phiếu nhập là “Nhập kho thành phẩm sản xuất”	– Vào chức năng tìm kiếm tìm chứng từ loại nhập kho, lọc cột mã VTHH xem có thành phẩm không, nếu có thì chọn thành phẩm đó để chương trình liệt kê ra các phiếu nhập kho của thành phẩm đó. Sau đó kiểm tra xem các chứng từ này có phải là nghiệp vụ nhập kho thành phẩm sản xuất không, nếu là nghiệp vụ nhập kho thành phẩm thì sửa chứng từ và chọn lại loại phiếu nhập là “Nhập kho thành phẩm sản xuất”.
3	Phân bổ chi phí chung có những ĐTTHCP trong kỳ bị số tiền phân bổ =0	Khi phân bổ chi phí chung có các tiêu thức phân bổ: NVL trực tiếp, NC trực tiếp, chi phí trực tiếp (NVL trực tiếp + NC trực tiếp), định mức. Mà khi phân bổ chi phí thì ĐTTHCP đó không có phát sinh chi phí theo tiêu thức đang phân bổ, vì vậy tỷ lệ phân bổ cho ĐTTHCP đó đang được hiểu là 0%.	Kiểm tra lại xem có đúng là trong kỳ không có phát sinh chi phí theo tiêu thức phân bổ không. Nếu chưa đúng thì sửa lại cho đúng
4		Do ĐTHCP đang có chi phí phát sinh rất nhỏ, nên khi phân bổ chi phí thì tỷ lệ phân bổ cho ĐTTHCP này rất nhỏ (Nhỏ hơn 1%) khi được làm tròn sẽ hiển thị là 0	Tăng số chữ số sau dấu phẩy của phần Tỷ lệ lên nhiều số nhất có thể. Còn sau khi tăng lên rồi mà số tiền vẫn bằng 0 thì có thể tự sửa tay và nhập số tiền phân bổ cho ĐTTHCP đó theo mong muốn, đảm bảo không vượt quá tổng số tiền cần phân bổ
5	Có chứng từ xuất kho có giá trị bằng 0	Chưa cập nhật giá xuất kho trước khi tính giá thành	Cập nhật giá xuất kho và tính lại giá thành

2. Khi kiểm tra giá thành

• Xem báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh của các tài khoản 621, 622, 627, 623 để kiểm tra bất thường có thể xảy ra như:

TT	Tình trạng	Các nguyên nhân xảy ra	Hướng dẫn xử lý	Ghi chú
1	Các tài khoản 621, 622, 627 vẫn còn số dư cuối kỳ	Sau khi tính giá thành xong do người dùng sửa chứng từ phát sinh chi phí liên quan tới TK 621,622,627 hoặc mới cập nhật lại giá xuất kho mà chưa xóa chứng từ kết chuyển chi phí để kết chuyển lại (từ TK 621,622,627 sang TK 154).	– Xóa chứng từ kết chuyển chi phí, kết chuyển lại chi phí và tính lại giá thành

• Đối chiếu báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh của các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154 với bảng cân đối khoản để kiểm tra bất thường có thể xảy ra như:

TT	Tình trạng	Các nguyên nhân xảy ra	Hướng dẫn xử lý	Ghi chú
1	Tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có của các TK này trên hai báo cáo không bằng nhau	– Các TK chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí nhưng đang thiết lập là chỉ cảnh báo không bắt buộc nhập nên chứng từ có thể không chọn đối tượng tập hợp chi phí nhưng vẫn cất được. – Các chứng từ là chi phí chung chưa phân bổ chi phí hết.	– Vào tìm kiếm chứng từ\ tìm kiếm tất cả các chứng từ đã ghi sổ trong kỳ tính giá thành\lọc tìm những chứng từ hạch toán Nợ TK 62x, TK 154 mà cột ĐTTHCP để trống. Sau khi tìm được các chứng từ này thì kiểm tra nếu đây là chi phí trực tiếp thì sửa lại chứng từ, chọn bổ sung ĐTHCP, rồi tính lại giá thành. – Khi tính lại giá thành, khi đó các chứng từ chi phí chung chưa phân bổ hết sẽ hiển thị hết lên người dùng thực hiện phân bổ lại và tính lại giá thành.

• Đối chiếu giá thành và giá trị nhập kho để kiểm tra bất thường có thể xảy ra như:

TT	Tình trạng	Các nguyên nhân xảy ra	Hướng dẫn xử lý	Ghi chú
1	Tổng giá thành của ĐTTHCP bằng 0 nhưng giá trị nhập kho tương ứng lớn hơn 0	Đối tượng THCP không có trong kỳ tính giá thành nào (trong khoảng thời gian của kỳ này) nhưng có nhập kho thành phẩm	– Nếu đã tồn tại kỳ tính giá thành nhưng chưa chọn đối tượng tập hợp chi phí mà có tổng giá thành bằng 0 trên báo cáo thì sửa lại kỳ tính giá thành, chọn thêm đối tượng tập hợp chi phí và tính lại giá thành. – Nếu chưa có kỳ tính giá thành thì lập kỳ tính giá thành và tính giá thành
2	Tổng giá thành của ĐTTHCP lớn hơn 0 nhưng giá trị nhập kho tương ứng bằng 0	Đối tượng THCP có trong kỳ tính giá thành nhưng không có nhập kho thành phẩm có thể là: + Chưa lập phiếu nhập kho thành phẩm + Nhập kho nhầm sang kỳ khác + Nhập kho thành phẩm nhưng không hạch toán đúng Nợ TK 15x/Có TK 154	– Vào chức năng tìm kiếm tìm chứng từ loại nhập kho, tại cột loại chứng từ của kết quả tìm kiếm, lọc giá trị Nhập kho thành phẩm sản xuất . + Nếu chưa có chứng từ nhập kho thành phẩm sản xuất thì lập bổ sung phiếu nhập kho thành phẩm. + Nếu đã có phiếu nhập kho thành phẩm thì kiểm tra xem ngày hạch toán có bị nhầm sang kỳ khác không, nếu sai thì sửa lại + Kiểm tra các phiếu nhập kho thành phẩm đã hạch toán đúng Nợ TK 15x/Có TK 154, nếu sai thì sửa lại + Kiểm tra các phiếu nhập kho thành phẩm đã hạch toán đúng đối tượng THCP tương ứng với các thành phẩm chưa, nếu sai thì sửa lại
3	Tổng giá thành của ĐTTHCP khác với giá trị nhập kho tương ứng	– Đối tượng THCP có trong kỳ tính giá thành nhưng chưa tính giá thành – Hoặc đã tính giá thành nhưng quên chưa cập nhật giá nhập kho – Hoặc đã tính giá thành nhưng sửa lại chứng từ chi phí	– Tính lại giá thành và cập nhật lại giá nhập kho và xuất kho thành phẩm của ĐTTHCP
4	Có nhập kho thành phẩm nhưng không tương ứng với ĐTTHCP nào	Trong kỳ có phát sinh phiếu nhập kho thành phẩm nhưng không chọn đối tượng THCP	– Tìm kiếm chứng từ là phiếu nhập kho thành phẩm. Lọc thành phẩm là thành phẩm có phát sinh nhập kho trên báo cáo, lọc tài khoản Nợ bắt đầu với TK 15, lọc tài khoản Có bắt đầu với TK 154 sau đó lọc cột đối tượng tập hợp chi phí trống. Sau đó sửa lại chứng từ và chọn thêm đối tượng tập hợp chi phí vào.

• Một số lưu ý đối với DN hạch toán theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính
  

TT	Tình trạng	Các nguyên nhân xảy ra	Hướng dẫn xử lý	Ghi chú
1	Tổng giá trị dở dang cuối kỳ trong kỳ tính giá thành nhỏ hơn số dư cuối kỳ trên sổ Cái TK 154	DN hạch toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, khi hạch toán vào TK 154, là chi phí chung nhưng chưa phân bổ hết trong kỳ, vì vậy chi phí này có trên sổ Cái TK 154 nhưng không được tập hợp vào chi phí trong kỳ tính giá thành, nên sẽ không có trong chi phí dở dang cuối kỳ ở kỳ tính giá thành	Phân bổ hết chi phí chung trong kỳ, nếu chưa tính hết giá thành trong kỳ này thì sẽ đưa vào dở dang cuối kỳ
2	Sổ cái TK 154 thì vẫn còn số dư cuối kỳ khi trong kỳ tính giá thành thì không còn giá trị dở dang cuối kỳ	Dữ liệu được tạo nhiều tiết khoản của TK 154 (Ví dụ: 154.1, 154.2, 154.3….), khi kết chuyển chi phí và tính giá thành chương trình sẽ mặc định kết chuyển vào tài khoản đầu tiên (TK 154.1). Vì vậy nếu xem số dở dang cuối kỳ trên kỳ tính giá thành thì không còn, nhưng xem sổ cái của các tiết khoản 154.1, 154.2, 154.3..có thể bị âm, dương không đúng.	– Nếu hạch toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC thì không nên tạo tiết khoản của TK 154, vì tạo thêm tiết khoản như vậy có thể dẫn đến những sai sót không lường trước được do chương trình đã ngầm định tính giá thành theo TK 154 mặc định ban đầu. – Nếu doanh nghiệp vẫn muốn tạo tiết khoản của TK 154 thì khi kết chuyển chi phí, nhập kho thành phẩm phải tự sửa lại về tiết khoản tương ứng, phù hợp (vì chương trình đang chỉ mặc định hạch toán vào tiết khoản đầu tiên của TK 154.
3	Không có giá trị của TK 154 mặc dù trong kỳ đã tập hợp chi phí vào TK 154	Các bút toán hạch toán không được chọn khoản mục chi phí, vì vậy không tập hợp được chi phí để tính giá thành (vì khi tính giá thành có tính chi tiết theo từng khoản mục chi phí)	Sửa lại các chứng từ phát sinh, chọn khoản mục chi phí và thực hiện tính lại giá thành