Gia hạn/sửa đổi/bổ sung hợp đồng

Hợp đồng của nhân viên cần được gia hạn trong các trường hợp:

• Cần ký tiếp một hợp đồng xác định thời hạn mới hoặc một hợp đồng không xác định thời hạn.
• Cần ký một phụ lục hợp đồng để gia hạn thời gian cho hợp đồng lao động gốc.

Trong một số trường hợp có phát sinh nhu cầu sửa đổi hoặc bổ sung vào nội dung của hợp đồng lao động đã ký kết, nhân sự phải thực hiện bổ sung phụ lục hợp đồng.

Các trường hợp nghiệp vụ

Nhân sự có thể lập nhanh danh sách các hợp đồng cần gia hạn/sửa đổi/bổ sung để chuyển cho người có thẩm quyền ký duyệt bằng cách: xuất khẩu báo cáo Danh sách hợp đồng sắp hết hạn ra file excel, sau đó chỉnh sửa lại theo nhu cầu.

Ký hợp đồng lao động mới

Vào Hồ sơ\Hợp đồng.

Nhấn Thêm. => Thao tác chi tiết xem tại đây.

Lưu ý:

• Nếu thêm mới hợp đồng có Ngày có hiệu lực > Ngày có hiệu lực lớn nhất của hợp đồng cũ có trạng thái Đang hiệu lực thì hợp đồng cũ sẽ được chuyển sang trạng thái Hết hiệu lực.
• Nếu thêm mới hợp đồng có Ngày có hiệu lực < Ngày hiệu lực lớn nhất của hợp đồng cũ có trạng thái Đang hiệu lực thì hợp đồng mới sẽ có trạng thái Hết hiệu lực sau khi khai báo xong.
• Không được thêm mới hợp đồng có Ngày có hiệu lực trùng với Ngày hiệu lực lớn nhất của hợp đồng cũ

Sau khi lập phụ lục hợp đồng, nhân sự có thể thực hiện trộn thông tin phụ lục hợp đồng với mẫu phụ lục hợp đồng để phục vu cho công tác ký kết phụ lục hợp đồng với nhân viên => Xem chi tiết tại đây.

Ký phụ lục Hợp đồng lao động

Lập phụ lục Hợp đồng cho từng nhân viên

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Cách thực hiện

Vào phân hệ Hồ sơ\Hợp đồng.

Chọn hợp đồng gốc, sau đó chọn tab Phụ lục hợp đồng và nhấn Thêm.

Khai báo các thông tin của phụ lục hợp đồng tại tab Thông tin chung.

Lưu ý: Có thể thêm mới các thông tin như Thời hạn hợp đồng, Vị trí công việc, Hình thức làm việc bằng cách nhấn vào biểu tượng .

Khai báo thông tin phụ cấp (nếu có) trên tab Các khoản phụ cấp.

• Nhấn Thêm dòng.
• Tại cột Tên khoản: Nhấn vào biểu tượng để chọn khoản phụ cấp trong danh sách. Các khoản phụ cấp này được lấy từ Danh mục\Khoản lương.
• Trường hợp khi khai báo khoản phụ cấp tại menu danh mục\khoản lương không khai báo thông tin Số tiền/Công thức thì có thể nhập tay trực tiếp Số tiền hoặc nhấn vào biểu tượng để thiết lập công thức xác định số tiền phụ cấp.

Lưu ý: Chỉ sử dụng công thức khi thực hiện tính lương bằng phần mềm MISA Sala.NET

• Cột Kỳ lương: thể hiện khoản phụ cấp được tính vào kỳ lương nào

Nhấn Cất.

• Trường hợp thông tin lương có thay đổi thì chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn có cập nhật lương vào tab Lịch sử lương hay không? Nếu chọn Có thông tin về mức Lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm khai báo tại đây sẽ được cập nhật trên tab Lịch sử lương và sẽ được lấy lên bảng lương để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

• Trường hợp các khoản phụ cấp khác với thông tin tại tab Thu nhập thường xuyên trên phân hệ Hồ sơ thì chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn cập nhật các khoản phụ cấp? Nếu chọn Có thông tin các khoản phụ cấp sẽ được cập nhật trên tab Thu nhập thường xuyên và sẽ được lấy lên bảng lương để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

Lưu ý: Trường hợp thêm mới phụ lục hợp đồng thành công, chương trình sẽ tự động: Cập nhật các phụ lục hợp đồng trên vào phân hệ Hồ sơ nhân viên\Hồ sơ\tab Hợp đồng lao động nhưng khi xem chi tiết thì vẫn là thông tin của hợp đồng gốc; phân hệ Hồ sơ nhân viên\Hợp đồng\tab Thông tin hợp đồng và tab Phụ lục hợp đồng.

Lập phụ lục Hợp đồng cho cùng lúc nhiều nhân viên

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Cách thực hiện

Cách 1: Nhập khẩu danh sách phụ lục hợp đồng từ tệp excel vào phần phần mềm

1. Nhập khẩu thông tin về phụ lục Hợp đồng.

Vào Hồ sơ\Hợp đồng.

Chọn Tiện ích\Nhập khẩu\Phụ lục hợp đồng

Thực hiện các bước để nhập khẩu thông tin phụ lục hợp đồng. => Thao tác thực hiện tham khảo tương tự tại đây.

2. Nhập khẩu các khoản phụ cấp của phụ lục Hợp đồng.

Chọn Tiện ích\Nhập khẩu\Phụ cấp của phụ lục hợp đồng.

Thực hiện các bước để nhập khẩu các khoản phụ cấp gắn với từng phụ lục hợp đồng của nhân viên. => Thao tác thực hiện tham khảo tương tự tại đây.

Cách 2: Sinh phụ lục Hợp đồng cho nhiều nhân viên.

Vào phân hệ Hồ sơ\Hợp đồng.

Nhấn Tiện ích\Sinh phụ lục hợp đồng.

Thiết lập điều kiện tìm kiếm hợp đồng muốn sinh phụ lục.

Tích chọn các hợp đồng và nhấn Tiếp theo.

Khai báo các thông tin của phụ lục hợp đồng tại tab Thông tin chung.

Lưu ý: Có thể thêm mới các thông tin như Thời hạn hợp đồng, Vị trí công việc, Hình thức làm việc bằng cách nhấn chọn .

Khai báo thông tin phụ cấp (nếu có) trên tab Các khoản phụ cấp.

• Nhấn Thêm dòng.
• Tại cột Tên khoản: Nhấn biểu tượng để chọn khoản phụ cấp trong danh sách. Các khoản phụ cấp này được lấy từ Danh mục\Khoản lương.
• Trường hợp khi khai báo khoản phụ cấp tại menu danh mục\khoản lương không khai báo thông tin Số tiền/Công thức thì có thể nhập tay trực tiếp Số tiền hoặc nhấn vào biểu tượng để thiết lập công thức xác định số tiền phụ cấp.
• Cột Kỳ lương: thể hiện khoản phụ cấp được tính vào kỳ lương nào.

Nhấn Kết thúc. Trường hợp có phụ lục hợp đồng thêm mới không thành công, chương trình sẽ hiển thị thông báo và lý do thêm mới không thành công.

Lưu ý: Các trường hợp thêm mới phụ lục hợp đồng không thành công:

• Phụ lục hợp đồng có Ngày có hiệu lực trùng với Ngày có hiệu lực của một phụ lục hợp đồng cùng hợp đồng gốc trước đó.
• Ngày có hiệu lực của phụ lục hợp đồng < Ngày có hiệu lực của hợp đồng gốc.

Chương trình cho phép lựa chọn có cập nhật thông tin lương và các khoản phụ cấp của các nhân viên đã chọn vào hồ sơ nhân viên hay không?

Nếu chọn Có, chương trình cho phép thiết lập lại các khoản thu nhập thường xuyên, khấu trừ thường xuyên muốn cập nhật vào hồ sơ nhân viên.

Nhấn Cất, chương trình sẽ cập nhật các thông tin về mức Lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm và các khoản thu nhập thường xuyên, khấu trừ thường xuyên vào tab Lịch sử lương của phân hệ Hồ sơ.

Lưu ý: Trường hợp thêm mới phụ lục hợp đồng thành công, chương trình sẽ tự động: Cập nhật các phụ lục hợp đồng trên vào phân hệ Hồ sơ\Hồ sơ\tab Hợp đồng lao động; phân hệ Hồ sơ\Hợp đồng\tab Thông tin hợp đồng và tab Phụ lục hợp đồng.