Lập mới hợp đồng

Khi có quyết định tuyển dụng hay tiếp nhận nhân viên mới/nhân viên thử việc, Nhân sự căn cứ vào quyết định tuyển dụng hay tiếp nhận đó và quy chế của đơn vị để chuẩn bị hợp đồng lao động cho nhân viên được tuyển dụng/tiếp nhận và người đại diện đơn vị ký kết.

Các trường hợp nghiệp vụ

Nhân sự có thể xác định nhanh danh sách các nhân viên cần ký mới hợp đồng bằng cách xem báo cáo Danh sách nhân viên mới chờ ký hợp đồng lao động.

Lập Hợp đồng cho từng nhân viên

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Cách thực hiện

Trước khi lập hợp đồng cho từng nhân viên, nhân sự có thể thiết lập các giá trị ngầm định để chương trình mặc định sẵn các thông tin khi khai báo hợp đồng theo thiết lập ngầm định giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu => Thao tác thực hiện xem tại đây.

Vào phân hệ Hồ sơ\Hợp đồng.

Nhấn Thêm.

Khai báo thông tin chi tiết của hợp đồng trên tab Thông tin chung.

Lưu ý: Nhân sự có thể xem lại các thông tin tóm tắt về lý lịch của nhân viên trước khi khai báo hợp đồng bằng cách: khai báo thông tin Họ và tên NLĐ sau đó nhấn vào biểu tượng .

Khai báo các khoản phụ cấp (nếu có) của hợp đồng bên tab Các khoản phụ cấp: Tại đây chương trình đã tự động lấy lên các khoản thu nhập thường xuyên tương ứng với vị trí công việc của nhân viên, tuy nhiên vẫn có thể thay đổi lại nếu cần.

Để thêm các khoản phụ cấp thực hiện như sau:

• Nhấn Thêm dòng.
• Tại cột Tên khoản: Nhấn biểu tượng để chọn khoản phụ cấp trong danh sách. Các khoản phụ cấp này được lấy từ Danh mục\Khoản lương.
• Trường hợp khi khai báo khoản thu nhập tại menu danh mục\khoản lương, không khai báo Số tiền/Công thức thì có thể nhập tay trực tiếp Số tiền hoặc nhấn vào biểu tượng để thiết lập công thức xác định Định mức và Số tiền thu nhập thường xuyên.
  
• Cột Kỳ lương: thể hiện khoản phụ cấp được tính vào kỳ lương nào

Nhấn Cất.

• Trường hợp thông tin lương có thay đổi thì chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn có cập nhật lương vào tab Lịch sử lương hay không? Nếu chọn Có thông tin về mức Lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm khai báo tại đây sẽ được cập nhật trên tab Lịch sử lương và sẽ được lấy lên bảng lương để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

• Trường hợp các khoản phụ cấp khác với thông tin tại tab Thu nhập thường xuyên trên phân hệ Hồ sơ thì chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn cập nhật các khoản phụ cấp? Nếu chọn Có thông tin các khoản phụ cấp sẽ được cập nhật trên tab Thu nhập thường xuyên và sẽ được lấy lên bảng lương để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

Lưu ý:

• Sau khi nhấn Cất chương trình sẽ tự động chuyển thông tin của hợp đồng mới tạo lên tab Hợp đồng lao động của phân hệ Hồ sơ. Đồng thời chấm dứt hiệu lực của hợp đồng cũ có ngày hiệu lực nhỏ hơn ngày hiệu lực của hợp đồng mới.
  
• Có thể sử dụng chức năng Nhân bản (chức năng chuột phải trên danh sách hợp đồng) để khai báo cho các hợp đồng có nội dung tương tự nhau.
• Nếu Xóa hợp đồng đã khai báo, chương trình cũng tự động xóa thông tin hợp đồng tại tab Hợp đồng lao động trên phân hệ Hồ sơ, nhưng vẫn giữ nguyên thông tin đã cập nhật trên tab Lịch sử lương của phân hệ Hồ sơ.

Lập Hợp đồng cho nhiều nhân viên

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Cách thực hiện

Để lập hợp đồng cho cùng lúc nhiều nhân viên, có thể thực hiện theo một trong hai cách:

Cách 1: Nhập khẩu danh sách Hợp đồng từ tệp excel vào phần mềm

Bước 1: Nhập khẩu thông tin về Hợp đồng

Vào phân hệ Hồ sơ\Hợp đồng.

Nhấn Tiện ích\Nhập khẩu\Hợp đồng.

Thực hiện các bước để nhập khẩu hợp đồng. => Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 2: Nhập khẩu các khoản phụ cấp của Hợp đồng

Nhấn Tiện ích\Nhập khẩu\Phụ cấp của hợp đồng.

Thực hiện các bước để nhập khẩu các khoản phụ cấp gắn với từng hợp đồng của nhân viên. => Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Lưu ý: Sau khi khi nhập khẩu thành công, nhân sự có thể nhấn Sinh lịch sử lương để chương trình tự động sinh lịch sử lương cho các hợp đồng nhập khẩu thành công.

Cách 2: Lập nhiều Hợp đồng cùng lúc trên phần mềm

Áp dụng trong trường hợp nội dung Hợp đồng của các nhân viên cần lập giống nhau.

Vào phân hệ Hồ sơ\Hợp đồng.

Chọn Tiện ích\Lập hợp đồng cho nhiều nhân viên.

Thiết lập điều kiện tìm kiếm nhân viên.

Tích chọn các nhân viên cần lập hợp đồng và nhấn Tiếp theo.

Khai báo thông tin chung của hợp đồng trên tab Thông tin chung.

Khai báo các khoản phụ cấp (nếu có) trên tab Các khoản phụ cấp.

Nhấn Kết thúc. Trường hợp có hợp đồng thêm mới không thành công, chương trình sẽ hiển thị thông báo và lý do thêm mới không thành công.

• Trường hợp có hợp đồng thêm mới không thành công, chương trình sẽ hiển thị thông báo và lý do thêm mới không thành công.
• Trường hợp các khoản phụ cấp của các nhân viên khác với thông tin trên phân hệ Hồ sơ thì chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn cập nhật các khoản phụ cấp? Nếu chọn Có thông tin các khoản phụ cấp sẽ được cập nhật trên phân hệ Hồ sơ của các nhân viên tương ứng.

Lưu ý:

Các trường hợp thêm mới hợp đồng không thành công:

• Hợp đồng có ngày hiệu lực trùng với ngày hiệu lực của một hợp đồng trước đó.
• Ngày có hiệu lực của hợp đồng nhỏ hơn ngày thử việc/ngày tiếp nhận chính thức của nhân viên.

Trường hợp thêm mới hợp đồng thành công, chương trình sẽ tự động:

• Thêm mới các hợp đồng trên vào phân hệ Hồ sơ\Hồ sơ\tab Hợp đồng lao động; phân hệ Hồ sơ\Hợp đồng và Hồ sơ\Hồ sơ\Lịch sử lương.
• Chấm dứt hợp đồng cũ của nhân viên nếu ngày có hiệu lực của hợp đồng tạo mới lớn hơn ngày có hiệu lực của hợp đồng cũ.

Lưu ý: Sau khi lập hợp đồng, nhân sự có thể thực hiện trộn thông tin hợp đồng với mẫu hợp đồng để in ra phục vụ cho công tác ký kết và lưu trữ hợp đồng => Xem chi tiết tại đây.