Thuật ngữ cơ bản về Nhân sự

Trong quá trình quản lý các mảng nghiệp vụ nhân sự tại đơn vị, sẽ có một số thuật ngữ được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Vì vậy, để đồng nhất cách hiểu khi sử dụng trên ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự, MISA cung cấp cho người dùng cách hiểu sau về các thuật ngữ đó:

B

Bỏ xuất thông tin ra website: là chức năng không cho phép lấy thông tin từ ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự ra ngoài trang Wall.

C

Cập nhật hàng loạt: là chức năng cho phép nhập khẩu bổ sung các thông tin đã được lưu trữ trên các phân hệ: Hồ
sơ, Hợp đồng, Phúc lợi, Đào tạo, Khen thưởng, Sự cố, Tuyển dụng, Tài
sản… từ trước.

Cập nhật thôi việc: là chức năng cho phép cập nhật thông tin thôi việc việc của nhân viên vào hồ sơ nhân sự.

Chấp nhận sơ tuyển: là chức năng cho phép

Chấp nhận tuyển dụng: là chức năng cho phép ghi nhận kết quả trúng tuyển của ứng viên, đồng thời chuyển hồ sơ của ứng viên qua khâu tiếp nhận trước khi lưu vào hồ sơ nhân sự của đơn vị.

Chọn người dùng (quản lý thời gian): là chức năng cho phép chọn thông tin nhân sự có nhiệm vụ chính trong việc quản lý thời gian, từ đó lấy địa chỉ email của nhân sự đó làm địa chỉ email trên các thư thông báo tự động khi có nhân viên xin nghỉ.

Công chuẩn: là số ngày làm việc hàng tháng theo quy định của đơn vị, được sử dụng làm căn cứ để tính lương cho nhân viên.

Công thực tế: là số ngày làm việc thực tế của nhân viên trong một tháng.

Cổng: là thông tin được thiết lập cho Máy chủ gửi email và phụ thuộc vào giao thức dùng để gửi.

Cơ cấu tổ chức: quản lý danh sách cơ cấu tổ chức của đơn vị theo mô hình từ lớn
đến nhỏ như: từ tổng công ty, công ty đến các phòng ban, bộ phận, …
phục vụ cho công tác thống kê và quản lý nhân viên trong đơn vị.

Đ

Đối tượng tập hợp chi phí: là các đối tượng tập hợp chi phí như phân xưởng, sản
phẩm, quy trình sản xuất, công đoạn sản xuất… được lấy từ ứng dụng AMIS.VN-Kế toán sang.

Đợt báo cáo (bảo hiểm): quản lý các thông tin tăng, giảm, điều chỉnh bảo hiểm phục vụ cho việc lập và in các báo cáo báo báo tăng, giảm, điều chỉnh bảo hiểm theo quy định của cơ quan bảo hiểm.

 H

Hồ sơ năng lực: là một bộ các năng lực, hành vi và thái độ có liên quan trực tiếp đến một vị trí công việc cụ thể, trong đó có kèm theo mức độ thành thạo của từng năng lực, hành vi và thái độ đó.

Hồ sơ vãng lai: quản lý các hồ sơ ứng viên chưa đăng ký nộp vào vị trí nào, nhưng vẫn có mong muốn được làm việc tại đơn vị.

I

KPI – Key Performance Indicator: là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, bộ phận hay cá nhân.

K

Kích hoạt tài khoản: là chức năng cho phép nhân viên được phép đăng nhập vào sử dụng phần mềm.

Kỹ năng: quản lý các năng lực hay khả năng chuyên biệt về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được sử dụng để giải quyết công việc phát sinh trong quá trình làm việc.

Kỹ năng yêu cầu: là các kỹ năng bắt buộc nhân viên phải có, tương ứng với từng vị trí công việc mà nhân viên đó đang đảm nhận.

Kỹ năng yêu cầu tương lai: là các kỹ năng nhân viên cần đạt được trong thời gian tới để đáp ứng cho vị trí hiện tại hoặc các vị trí khác cao hơn.

M

Mẫu email: là mẫu email chung có những nội dung cơ bản tương tự nhau để gửi cho nhiều người

Máy chủ gửi email: cho phép khai báo máy chủ sẽ gửi email đi trong trường hợp gửi email trực tiếp từ các phân hệ

Mức dữ liệu được phép truy cập: là thông tin về các phòng ban/bộ phận hoặc đơn vị mà nhân viên nhân sự được phép quản lý trên ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự.

N

Ngừng kích hoạt tài khoản: là chức năng tạm dừng việc đăng nhập và sử dụng phần mềm của nhân viên.

Nguồn dự trữ: quản lý các hồ sơ ứng viên bị trượt từ các đợt tuyển dụng của đơn vị, sẽ được sử dụng trong các đợt tuyển dụng khác.

Nhân viên tự cập nhật: cho phép thiết lập các thông tin mà nhân viên có thể bổ sung khi có thay đổi. Đồng thời phê duyệt các thông tin đã được nhân viên thay đổi để cập nhật vào hồ sơ nhân sự.

Nhắc việc: tự động cảnh báo các thông tin từ phần mềm như: sinh nhật, tiếp nhận nhân viên mới, nhân viên nghỉ việc, nhân viên nghỉ thai sản, giấy tờ có thời hạn…

Nhiệm vụ: quản lý các hoạt động cần thực hiện đã được lập kế hoạch từ trước.

O

OTP – One time password: là mật khẩu dùng một lần được sinh ra ngẫu nhiên từ thiết bị bảo mật OTP Token và được sử dụng để xác nhận khi thực hiện các lệnh giao dịch online qua internetbanking hoặc trên các website có sử dụng chế độ đăng nhập theo OTP.

OTP Token: là thiết bị phát sinh mật khẩu dùng một lần, trên thiết bị có một nút nhỏ dùng để tạo ra mật khẩu dùng một lần là dãy số gồm 06 số.

P

Phản hồi: cho phép nhân viên có thể gửi các vướng mắc, lỗi hoặc yêu cầu cải tiến ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự về cho công ty Cổ phần MISA.

Phân bổ chi phí: là chức năng cho phép phân bổ tiền lương hàng tháng của nhân viên theo các đối tượng tập hợp chi phí, phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất
và tính giá thành sản phẩm của bộ phận kế toán trên ứng dụng AMIS.VN-Kế toán.

Phương thức bảo mật: lựa chọn phương thức mã hoá TLS hoặc SSL, hoặc không mã hoá

S

Sơ loại hồ sơ ứng viên: là chức năng cho phép sơ loại hồ sơ ứng viên theo điều kiện đã được nhân sự thiết lập khi tạo một đợt tuyển dụng.

T

Tên đăng nhập: là tên của nhân viên sẽ được sử dụng để đăng nhập vào AMIS.VN-Nhân sự.

Tên tệp nguồn: cho phép chọn tới các file excel được sử dụng để nhập khẩu thông tin vào AMIS.VN-Nhân sự.

Tệp mẫu: là các mẫu excel được sử dụng để nhập khẩu thông tin vào ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự.

Thanh toán bảo hiểm: quản lý các thông tin tăng, giảm, điều chỉnh bảo hiểm phục vụ cho việc
lập và in các báo cáo báo báo tăng, giảm, điều chỉnh bảo hiểm theo quy
định của cơ quan bảo hiểm.

Thiết lập giá trị ngầm định: khai báo sẵn các giá trị sẽ hiển thị, khi khai báo mới thông tin trên các phân hệ: Quản lý thời gian, Đánh giá, Khen thưởng, Sự cố và Tài sản. 

Thiết lập từ điển ghép cột: là chức năng cho phép khai báo danh sách tên các cột được sử dụng trên các mẫu excel dùng để nhập khẩu thông tin vào phần mềm => phục vụ cho việc ghép tên các cột được nhập khẩu trên phần mềm với các cột cần nhập khẩu trên file excel.

Thủ tục: là các công việc mà nhân sự phải thực hiện để tiếp nhận nhân viên mới vào đơn vị hoặc giải quyết nghỉ việc cho nhân viên.

Tiêu chí đánh giá: là các chỉ tiêu được xây dựng để đánh giá năng suất, năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên.

Tiếp nhận chính thức: là ngày nhân viên được tiếp nhận thành nhân viên chính thức của đơn vị.

Trộn văn bản: là chức năng cho phép lấy thông tin đang được lưu trữ trên ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự lên một tài liệu dưới dạng file .doc, phục vụ cho công tác in ấn hồ sơ nhân sự của đơn vị.

Trường trộn: là các trường thông tin được nhân sự sử dụng trên các mẫu email, tin nhắn hoặc mẫu tài liệu để lấy được thông tin từ một hoặc nhiều bản ghi ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự và gửi cho nhân viên.

X

Xuất thông tin ra website: là chức năng cho phép xuất thông tin: gia đình, quá trình công tác từ ứng dụng AMIS.VN-Nhân sự ra ngoài trang Wall