Quản lý các đơn mua hàng

1. Trưởng bộ phận có nhu cầu mua hàng trình Giám đốc đề nghị mua hàng kèm với đề xuất về nhà cung cấp (nếu có). Nếu nhu cầu mua hàng đã có trong kế hoạch được duyệt đầu năm thì Trưởng bộ phận trình Giám đốc đề nghị mua hàng trong kế hoạch, nếu chưa có trong kế hoạch thì phải trình bổ sung dự toán hoặc trình duyệt mua hàng đột xuất ngoài kế hoạch.
2. Ban giám đốc duyệt đề nghị mua hàng và chuyển lại cho bộ phận mua hàng; kế toán mua hàng.
3. Lựa chọn nhà cung cấp:
   • Trường hợp đã có nhà cung cấp tin cậy, bộ phận mua hàng tiến hành quy trình mua hàng.
   • Trường hợp chưa có nhà cung cấp tin cậy, bộ phận mua hàng xác định danh sách nhà cung cấp và xin báo giá của các nhà cung cấp (thường chọn ít nhất 3 nhà cung cấp và xin báo giá của 3 nhà cung cấp).
     
4. Bộ phận mua hàng đàm phán giá cả với nhà cung cấp và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp tới ban giám đốc.
5. Kế toán mua hàng kiểm tra lại giá cả, thông tin nhà cung cấp để tư vấn thêm cho giám đốc về lựa chọn nhà cung cấp.
6. Ban giám đốc chốt về phương án lựa chọn nhà cung cấp, chuyển sang cho Kế toán mua hàng, bộ phận mua hàng.
7. Bộ phận mua hàng thực hiện lập đơn mua hàng theo thỏa thuận với nhà cung cấp để chốt lại hàng hóa, số lượng, giá cả, hạn thanh toán, hạn giao hàng, địa điểm giao hàng….
8. Bộ phận mua hàng chuyển Giám đốc ký duyệt và chuyển lại đơn mua hàng cho nhà cung cấp để nhà cung cấp kiểm tra, ký đơn mua hàng, chuyển lại cho bộ phận mua hàng lưu trữ chứng từ.

2.1. Lập đơn mua hàng

1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Đơn mua hàng (hoặc vào tab Đơn mua hàng, nhấn Thêm).