Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng về sử dụng ngay cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (không nhập kho), thông thường quy trình thực hiện như sau:
Bộ phận/nhân viên có nhu cầu làm đề nghị mua hàng gửi trưởng bộ phận, giám đốc phê duyệt đề nghị mua hàng.
Sau khi nhận được đề nghị mua hàng, Nhân viên mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá và đề xuất lựa chọn nhà cung cấp, trình giám đốc phê duyệt.
Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng, trình trưởng bộ phận và giảm đốc phê duyệt và chuyển đơn mua hàng cho nhà cung cấp để đặt mua hàng.
Nhà cung cấp thực hiện giao hàng, hàng về đến công ty, phân xưởng sản xuất, công trường, kế toán mua hàng nhận hàng và bàn giao bàn giao cho bộ phận sử dụng (Có thể là phân xưởng sản xuất hoặc phòng ban sử dụng TSCĐ, CCDC).
Nhân viên mua hàng giao cho kế toán mua hàng hóa đơn chứng từ của nhà cung cấp.
Kế toán mua hàng hạch toán chi phí và kê khai hóa đơn đầu vào.
Trường hợp nhân viên mua hàng thanh toán ngay (bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản) cho nhà cung cấp sau khi nhận được hàng, khi về đến doanh nghiệp sẽ thực hiện các thủ tục để thanh toán với Kế toán.
Trường hợp còn nợ nhà cung cấp, sau khi nhận được chứng từ của nhân viên mua hàng, kế toán mua hàng hạch toán công nợ với nhà cung cấp.
3. Ví dụ
Ngày 19/01/2017, đơn vị mua hàng của Công ty TNHH Minh Thư đưa ngay vào phân xưởng sản xuất.
Vải áo, số lượng 300 m, đơn giá 56.500đ, thuế GTGT 10%
Vải váy, số lượng 150 m, đơn giá 48.950đ, thuế GTGT 10%
Đơn vị chưa thanh toán tiền hàng cho công ty TNHH Minh Thư.
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Chứng từ mua hàng hóa (hoặc vào tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn Thêm\Chứng từ mua hàng hóa).
2. Khai báo các thông tin chi tiết của chứng từ mua hàng.
Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước không qua kho.
Chọn phương thức thanh toán.
Chọn mua hàng có nhận kèm hóa đơn hay không hoặc mua hàng không có hóa đơn:
Chọn Nhận kèm hóa đơn trong trường
hợp hóa đơn về trước hàng về sau, hoặc nhận hàng và hóa đơn cùng lúc.
=> Khi đó, cần khai báo thêm thông tin hóa đơn trên tab Hóa đơn và thông tin thuế GTGT trên tab Thuế.
Chọn Không kèm hóa đơn trong trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau.
Chọn Không có hóa đơn trong trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ như: sản phẩm thủ công, nông sản, hải sản... của cá nhân, hộ gia đình không có hóa đơn.
MụcNV mua hàng: Chọn nhân viên tương ứng, nếu có nhu cầu theo dõi tình hình mua hàng theo nhân viên mua hàng phụ trách.
Mục Điều khoản TT(áp dụng với phương thức Chưa thanh toán): Chọn điều khoản đã được thiết lập trên danh mụcĐiều khoản thanh toán, nếu có thỏa thuận về điều kiện thanh toán với nhà cung cấp. => Trường hợp đã thiết lập điều khoản thanh toán cho từng nhà cung cấp tại danh mục Nhà cung cấp, thì chương trình sẽ tự động hiển thị sẵn thông tin này theo nhà cung cấp được chọn.
3. Nhấn Cất.
Lưu ý: Nếu chứng từ mua hàng lựa chọn phương thức Thanh toán ngay, chương trình sẽ căn cứ vào hình thức thanh toán là tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản hay séc tiền mặt mà tự động sinh ra các chứng từ chi tiền mặt hoặc chi tiền gửi ngân hàng trên phân hệ Quỹ hoặc Ngân hàng.
