Nợ TK 111, 112, 331...
Có TK 154, 242, 211, 241, 621, 623, 627, 641, 642Giá trị hàng trả lại không bao gồm thuế GTGT
Có TK 133Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
2. Mô tả nghiệp vụ
Hàng đã mua về chuyển cho bộ phận sử dụng: xuống phân xưởng sản xuất, ra công trường hoặc chuyển thẳng đi bán nhưng phát hiện hàng không đúng quy cách, phẩm chất, chất lượng....thì thông thường quy trình thực hiện như sau:
Đơn vị và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.
Nhân viên mua hàng đề nghị thu hồi lại hàng hóa từ các bộ phận sử dụng để trả lại hàng.
Kế toán xuất hóa đơn trả lại hàng theo số lượng hàng bị trả lại và giao cho nhân viên mua hàng để trả lại Nhà cung cấp.
Nhân viên mua hàng hoặc nhân viên giao hàng chuyển trả lại hàng cùng hóa đơn cho nhà cung cấp.
Trường hợp nhà cung cấp trả lại bằng tiền mặt thì nhân viên giao hàng nhận tiền và mang về công ty nộp tiền.
Trường hợp nhà cung cấp trả lại bằng tiền gửi thì kế toán căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng để ghi nhận tiền về.
Trường hợp nhà cung cấp chưa trả lại tiền hoặc trước đó chưa thanh toán cho nhà cung cấp thì kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và giảm chi phí.
3. Ví dụ
Ngày 24/02/2017, đơn vị phát hiện máy điều hoà mua của Công ty Trần Anh ngày 21/02/2017 cho bộ phận kinh doanh sử dụng ngay bị kém phẩm chất, phải trả lại hàng cho nhà cung cấp.
Điều hoà Shimazu 12.000BTU, số lượng: 1 chiếc.
Kế toán xuất hoá đơn trả lại hàng trên, đơn vị chưa thanh toán tiền cho công ty Trần Anh nên thực hiện giảm trừ vào công nợ nhà cung cấp.
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Trả lại hàng mua (hoặc vào tab Trả lại hàng mua, nhấn Thêm).
2. Chọn phương thức thanh toán và bỏ tích chọn Trả lại hàng trong kho. 3. Chọn chứng từ mua hàng có hàng mua cần trả lại theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Nhấn vào biểu tượng để chọn chứng từ mua hàng từ trong danh sách.
Cách 2: Nhấn vào biểu tượng để tìm kiếm và chọn chứng từ mua hàng:
Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn mặt hàng muốn trả lại và nhập số lượng hàng bị trả lại.
Nhấn Đồng ý.
4. Khai báo thêm các thông tin trên chứng từ trả lại hàng mua như: lý do xuất, nhân viên mua hàng,...
5. Nhấn Cất. Lưu ý:
Nếu lựa chọn phương thức thanh toán là Thu tiền mặt, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.
Trường hợp đơn vị sử dụng luôn phần mềm để quản lý việc phát hành hóa đơn, Kế toán có thể xuất hóa đơn GTGT trả lại hàng mua cho nhà cung cấp bằng cách:
1. Thực hiện cấp số hóa đơn cho chứng từ trả lại hàng mua.
2. In hóa đơn GTGT (mẫu đặt in hoặc đặt in tùy theo thực tế quản lý hóa đơn tại đơn vị)
để chọn chứng từ mua hàng từ trong danh sách.
để tìm kiếm và chọn chứng từ mua hàng:
