Nợ TK 111, 112, 331...
Có TK 152, 153, 156, 211...Giá trị hàng trả lại không bao gồm thuế GTGT
Có TK 133Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
2. Mô tả nghiệp vụ
Khi phát hiện hàng mua về không đúng quy cách, phẩm chất như đã thỏa thuận ban đầu hoặc hàng kém chất lượng.... thì đơn vị thực hiện trả lại hàng, quy trình thực hiện như sau:
Đơn vị và nhà cung cấp sẽ thỏa thuận với nhau và lập biên bản về việc trả lại hàng.
Nhân viên mua hàng đề nghị xuất kho và xuất hóa đơn để trả lại hàng.
Kế toán kho lập Phiếu xuất kho, kế toán thuế/kế toán bán hàng xuất hóa đơn trả lại hàng mua.
Thủ kho xuất kho hàng hóa trả lại cho nhà cung cấp hoặc cho nhân viên đi giao hàng trả lại cho nhà cung cấp.
Nhân viên giao hàng chuyển trả lại hàng cùng hóa đơn cho nhà cung cấp.
Trường hợp nhà cung cấp trả lại bằng tiền mặt thì nhân viên giao hàng nhận tiền và mang về công ty nộp tiền.
Trường hợp nhà cung cấp trả lại bằng tiền gửi thì kế toán căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng để ghi nhận tiền về.
Trường hợp nhà cung cấp chưa trả lại tiền hoặc trước đó chưa thanh toán cho nhà cung cấp thì kế toán hạch toán ghi giảm công nợ và hàng tồn kho.
3. Ví dụ
Ngày 23/01/2017, đơn vị phát hiện lô hàng đã mua ngày 20/01/2017 của công ty TNHH Minh Anh có 2 chiếc điện thoại NOKIA LUMIA 520 bị lỗi màn hình. Kế toán xuất hóa đơn và trả lại 02 điện thoại bị lỗi.
1. Vào phân hệ Mua hàng, chọn Trả lại hàng mua (hoặc vào tab Trả lại hàng mua, nhấn Thêm).
2. Chọn phương thức thanh toán và tích chọn Trả lại hàng trong kho. 3. Chọn chứng từ mua hàng có hàng mua cần trả lại theo một trong hai cách sau:
Cách 1: Nhấn vào biểu tượng để chọn chứng từ mua hàng từ trong danh sách.
Cách 2: Nhấn vào biểu tượng để tìm kiếm và chọn chứng từ mua hàng:
Thiết lập điều kiện để tìm kiếm chứng từ mua hàng, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
Tích chọn mặt hàng muốn trả lại và nhập số lượng hàng trả lại.
Nhấn Đồng ý.
4. Khai báo thêm các thông tin trên chứng từ trả lại hàng mua như: lý do xuất, nhân viên mua hàng,...
5. Nhấn Cất. Lưu ý:
Sau khi chứng từ trả lại hàng mua được lập, chương trình sẽ tự động sinh phiếu xuất kho trên tabĐề nghị nhập, xuất khocủaThủ kho. Thủ kho hiện việcghi sổ phiếu xuất kho vào sổ kho.
Nếu lựa chọn phương thức thanh toán là Thu tiền mặt, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ.
Trường hợp đơn vị sử dụng luôn phần mềm để quản lý việc phát hành hóa đơn, Kế toán có thể xuất hóa đơn GTGT trả lại hàng mua cho nhà cung cấp bằng cách:
1. Thực hiện cấp số hóa đơn cho chứng từ trả lại hàng mua.
2. In hóa đơn GTGT (mẫu đặt in hoặc đặt in tùy theo thực tế quản lý hóa đơn tại đơn vị)
để chọn chứng từ mua hàng từ trong danh sách.
để tìm kiếm và chọn chứng từ mua hàng:
