Quản lý nhân viên đi muộn, về sớm

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Cách thực hiện

Lưu ý: Trước khi thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ Quản lý thời gian, Nhân sự cần thực hiện Thiết lập các quy định về thời gian và Thiết lập Email gửi và nhận thông báo.

Bước 1: Nhận đơn đăng ký đi muộn, về sớm của nhân viên

Sau khi nhân viên nộp đơn đăng ký đi muộn, về sớm, Nhân sự sẽ nhận được email thông báo về việc có nhân viên đăng ký đi muộn, về sớm:

• Nhân sự nhận email thông báo bằng địa chỉ email đã được thiết lập để nhận thông báo. (Xem hướng dẫn thiết lập địa chỉ email nhận thông báo tại đây)
• Nội dung email thông báo có thể được Nhân sự thiết lập sẵn (xem hướng dẫn soạn mẫu email thông báo tại đây)
• Sau khi nhận được email thông báo, Nhân sự có thể vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Đi muộn, về sớm để xem nội dung chi tiết của đơn đăng ký đi muộn, về sớm và theo dõi quá trình duyệt đơn đăng ký đi muộn, về sớm.

Trường hợp Nhân sự nộp hộ đơn đăng ký đi muộn, về sớm cho nhân viên, thực hiện như sau:

Vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Đi muộn, về sớm.

Nhấn Thêm.

Khai báo thông tin của đơn đăng ký:

• Chọn nhân viên đăng ký, người duyệt, người liên quan bằng cách nhấn vào biểu tượng .
• Nhập khoảng thời gian áp dụng đi muộn, về sớm.
• Nhập thời gian đi muộn, về sớm.
• Tích chọn ngày áp dụng và nhập lý do đăng ký

Nhấn Cất. Chương trình sẽ tự động gửi email thông báo đến Nhân viên đăng ký đi muộn, về sớm, Người duyệt đơn và Nhân sự. (Khi khai báo hồ sơ của Nhân viên đăng ký đi muộn, về sớm và Người duyệt đơn, phải khai báo thông tin Email cơ quan thì các nhân viên này mới nhận được email thông báo từ hệ thống).

Bước 2: Phê duyệt đơn đăng ký đi muộn, về sớm của nhân viên

Sau khi Quản lý phê duyệt đơn đăng ký đi muộn, về sớm của nhân viên, Nhân sự sẽ nhận được email thông báo về việc đơn đăng ký đi muộn, về sớm của nhân viên đã được phê duyệt:

• Nhân sự nhận email thông báo bằng địa chỉ email đã được thiết lập để nhận thông báo. (Xem hướng dẫn thiết lập địa chỉ email nhận thông báo tại đây)
• Nội dung email thông báo có thể được Nhân sự thiết lập sẵn (xem hướng dẫn soạn mẫu email thông báo tại đây)
• Sau khi nhận được email thông báo, Nhân sự có thể vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Đi muộn, về sớm để xem nội dung chi tiết.

Trường hợp Nhân sự phê duyệt đơn đăng ký đi muộn, về sớm của nhân viên, thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Sau khi đơn đăng ký đi muộn, về sớm được phê duyệt, chương trình sẽ tự
động cập nhật trạng thái của đơn đăng ký đi muộn, về sớm trên danh sách thành Đã duyệt hoặc Không được duyệt. Đồng thời, tự động gửi email thông báo đến Nhân viên đăng ký làm thêm, Người duyệt đơn, Người liên quan và Nhân sự.

Lưu ý: Sau khi đơn được duyệt thì khi nhân viên đi muộn, về sớm trong khoảng thời gian đăng ký sẽ không bị tính đi muộn, về sớm.

Bước 3: Theo dõi quá trình đi muộn, về sớm của nhân viên

Theo dõi quá trình đi muộn, về sớm của nhân viên trên danh sách

Nhân sự có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm các đơn đăng ký đi muộn, về sớm của nhân viên trên danh sách theo nhiều tiêu chí:

Vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Đi muộn, về sớm.

Có thể lọc nhanh các đơn đăng ký đi muộn, về sớm theo cơ cấu tổ chức và trạng thái.

Có thể tìm kiếm đơn đăng ký đi muộn, về sớm theo tiêu chí bất kỳ: Vị trí công việc, Lý do đăng ký…

Có thể xem nội dung chi tiết của từng đơn đăng ký đi muộn, về sớm tại tab Thông tin đăng ký đi muộn, về sớm.

Xem báo cáo quản lý đi muộn, về sớm

Chương trình sẽ tự động tích hợp giữa đơn đăng ký đi muộn, về sớm của nhân viên với bảng chấm công hàng ngày của đơn vị để Nhân sự có thể theo dõi được thời gian đi muộn, về sớm của nhân viên. Để xem thông tin đi muộn, về sớm từng ngày của từng nhân viên, Nhân sự có thể xem trên Bảng chấm công chi tiết theo thời gian. Để xem được tổng số lần đi muộn, về sớm của nhân viên thì Nhân sự xem trên Bảng chấm công tổng hợp theo thời gian.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

Lưu ý

Nhân sự có thể sử dụng chức năng Gửi email trên danh sách Đăng ký đi muộn, về sớm để gửi email thông báo cho toàn công ty hoặc các bộ phận liên quan biết được thông tin về nhân viên đi muộn, về sớm giúp thuận tiện trong quá trình làm việc.