Quản lý nhân viên làm bù

Trong trường hợp đơn vị cho phép nhân viên nghỉ lễ vào ngày làm việc và phải làm bù vào một ngày nghỉ khác thì trước hoặc sau thời gian này Nhân sự sẽ đăng ký làm bù cho khoảng thời gian mà nhân viên đã nghỉ hoặc sẽ nghỉ để không bị trừ lương.

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Cách thực hiện

Lưu ý: Trước khi thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ Quản lý thời gian, Nhân sự cần thực hiện Thiết lập các quy định về thời gian và Thiết lập Email gửi và nhận thông báo.

Bước 1: Lập đơn đăng ký làm bù

Việc đăng ký làm bù do Nhân sự thực hiện đăng ký cho một bộ phận hoặc cho cả toàn công ty.

Vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Làm bù.

Nhấn Thêm.

Khai báo thông tin đơn làm bù:

• Nhập khoảng thời gian đăng ký làm bù.
• Chọn bộ phận làm bù.

Lưu ý: Trường hợp muốn đăng ký làm bù cho toàn bộ các nhân viên thuộc cơ cấu tổ chức trên thì tích chọn Tự động thêm nhân viên thuộc đơn vị công tác trên.

• Chọn người duyệt và đơn vị áp dụng bằng cách nhấn vào biểu tượng .

Nhấn Cất.

Lưu ý: Có thể thêm hoặc bớt nhân viên làm bù bằng cách nhấn Chọn hoặc Loại bỏ trên tab Nhân viên làm bù.

Bước 2: Phê duyệt đơn đăng ký làm bù

Sau khi Quản lý phê duyệt đơn đăng ký làm bù, Nhân sự sẽ nhận được email thông báo về việc đơn đăng ký làm bù đã được phê duyệt:

• Nhân sự nhận email thông báo bằng địa chỉ email đã được thiết lập để nhận thông báo. (Xem hướng dẫn thiết lập địa chỉ email nhận thông báo tại đây)
• Nội dung email thông báo có thể được Nhân sự thiết lập sẵn (xem hướng dẫn soạn mẫu email thông báo tại đây)
• Sau khi nhận được email thông báo, Nhân sự có thể vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Làm bù để xem nội dung chi tiết.

Trường hợp Nhân sự phê duyệt đơn đăng ký làm bù, thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Sau khi đơn đăng ký làm bù được phê duyệt, chương trình sẽ tự
động cập nhật trạng thái của đơn đăng ký làm bù trên danh sách thành Đã duyệt hoặc Không được duyệt. Đồng thời, tự động gửi email thông báo đến Người duyệt đơn và Nhân sự.

Bước 3: Theo dõi quá trình làm bù của nhân viên

Theo dõi quá trình làm bù của nhân viên trên danh sách

Nhân sự có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm các đơn đăng ký làm bù trên danh sách theo nhiều tiêu chí:

Vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Làm bù

Có thể lọc nhanh các đơn đăng ký làm bù theo cơ cấu tổ chức và trạng thái

Có thể tìm kiếm đơn đăng ký làm bù theo tiêu chí bất kỳ: Áp dụng cho, Người duyệt…

Có thể xem danh sách nhân viên làm bù tại tab Nhân viên làm bù.

Xem báo cáo quản lý làm bù

Chương trình sẽ tự động tích hợp giữa đơn đăng ký làm bù với bảng chấm công hàng ngày của đơn vị để Nhân sự có thể theo dõi được thời gian làm bù của nhân viên. Để xem thông tin thời gian làm bù từng ngày của từng nhân viên, Nhân sự có thể xem trên Bảng chấm công chi tiết theo thời gian. Để xem được tổng thời gian làm bù của nhân viên, Nhân sự xem trên Bảng chấm công tổng hợp theo thời gian.

Lưu ý

Nhân sự có thể sử dụng chức năng Gửi email trên danh sách Quản lý làm bù để gửi email thông báo cho toàn công ty hoặc các bộ phận liên quan biết được thông tin về nhân viên đi làm bù và thời gian làm bù, giúp thuận tiện trong quá trình làm việc.