Quản lý nhân viên làm thêm

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Cách thực hiện

Lưu ý: Trước khi thực hiện các nghiệp vụ trên phân hệ Quản lý thời gian, Nhân sự cần thực hiện Thiết lập các quy định về thời gian và Thiết lập Email gửi và nhận thông báo.

Bước 1: Nhập đơn đăng ký làm thêm của nhân viên

Sau khi nhân viên nộp đơn đăng ký làm thêm, Nhân sự sẽ nhận được email thông báo về việc có nhân viên đăng ký làm thêm:

• Nhân sự nhận email thông báo bằng địa chỉ email đã được thiết lập để nhận thông báo. (Xem hướng dẫn thiết lập địa chỉ email nhận thông báo tại đây)
• Nội dung email thông báo có thể được Nhân sự thiết lập sẵn (xem hướng dẫn soạn mẫu email thông báo tại đây)
• Sau khi nhận được email thông báo, Nhân sự có thể vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Làm thêm để xem nội dung chi tiết của đơn đăng ký làm thêm và theo dõi quá trình duyệt đơn đăng ký làm thêm.

Trường hợp Nhân sự nộp hộ đơn đăng ký làm thêm cho nhân viên, thực hiện như sau:

Vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Làm thêm.

Nhấn Thêm.

Khai báo thông tin của đơn đăng ký trên tab Thông tin đơn.

• Chọn nhân viên đăng ký, người duyệt bằng cách nhấn vào biểu tượng .
• Nhập khoảng thời gian làm thêm, trường hợp trong thời gian làm thêm nhân viên có nghỉ giữa ca: Tích chọn Trừ thời gian nghỉ giữa ca và nhập số giờ nghỉ giữa ca.
• Nhập lý do làm thêm.

Chọn người cùng làm thêm giờ (nếu có) trên tab Người cùng làm thêm giờ, nhấn Chọn để bổ sung nhân viên.

• Tùy chọn Hưởng lương làm thêm giờ sẽ được chương trình tự động xác định theo thiết lập tại Danh mục\Ca làm việc.

Nhấn Cất. Chương trình sẽ tự động gửi email thông báo đến Nhân viên đăng ký làm thêm, Người duyệt đơn và Nhân sự. (Khi khai báo hồ sơ của Nhân viên đăng ký làm thêm và Người duyệt đơn, phải khai báo thông tin Email cơ quan thì các nhân viên này mới nhận được email thông báo từ hệ thống).

• Chọn nhân viên trên tab Người cùng làm thêm giờ, nhấn Sửa, sau đó thực hiện tích chọn hoặc bỏ tích chọn ô Hưởng lương làm thêm giờ.
  
• hoặc chọn nhân viên trên tab Người cùng làm thêm giờ, nhấn chuột phải và chọn Hưởng lương làm thêm giờ/Không hưởng lương làm thêm giờ.

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

Bước 2: Phê duyệt đơn đăng ký làm thêm của nhân viên

Sau khi Quản lý phê duyệt đơn đăng ký làm thêm của nhân viên, Nhân sự sẽ nhận được email thông báo về việc đơn xin đăng ký làm thêm của nhân viên đã được phê duyệt:

• Nhân sự nhận email thông báo bằng địa chỉ email đã được thiết lập để nhận thông báo. (Xem hướng dẫn thiết lập địa chỉ email nhận thông báo tại đây)
• Nội dung email thông báo có thể được Nhân sự thiết lập sẵn (xem hướng dẫn soạn mẫu email thông báo tại đây)
• Sau khi nhận được email thông báo, Nhân sự có thể vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Làm thêm để xem nội dung chi tiết.

Trường hợp Nhân sự phê duyệt đơn xin nghỉ của nhân viên, thực hiện theo hướng dẫn tại đây.

Sau khi đơn xin đăng ký làm thêm được phê duyệt, chương trình sẽ tự
động cập nhật trạng thái của đơn đăng ký làm thêm trên danh sách thành Đã duyệt hoặc Không được duyệt. Đồng thời, tự động gửi email thông báo đến Nhân viên đăng ký làm thêm, Người duyệt đơn, Người cùng làm thêm giờ và Nhân sự.

Bước 3: Theo dõi quá trình làm thêm của nhân viên

Theo dõi quá trình làm thêm của nhân viên trên danh sách

Nhân sự có thể dễ dàng tra cứu, tìm kiếm các đơn đăng ký làm thêm của nhân viên trên danh sách theo nhiều tiêu chí:

Vào phân hệ Chấm công\Quản lý thời gian\Làm thêm.

Có thể lọc nhanh các đơn đăng ký làm thêm theo cơ cấu tổ chức và trạng thái.

Có thể tìm kiếm đơn xin nghỉ theo tiêu chí bất kỳ: Vị trí công việc, Ngày đăng ký, Lý do làm thêm…

Có thể xem nội dung chi tiết của từng đơn đăng ký làm thêm tại các tab: Thông tin đăng ký làm thêm giờ và Người cùng làm thêm giờ.

Xem báo cáo quản lý làm thêm

Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Chương trình sẽ tự động tích hợp giữa đơn đăng ký làm thêm của nhân viên với bảng chấm công hàng ngày của đơn vị để Nhân sự có thể theo dõi được thời gian làm thêm của nhân viên. Để xem thông tin về thời gian làm thêm từng ngày của từng nhân viên, Nhân sự có thể xem trên Bảng chấm công chi tiết theo thời gian. Để xem được tổng số giờ làm thêm của nhân viên thì Nhân sự xem trên Bảng chấm công tổng hợp theo thời gian.