Thiết lập thông tin hệ thống

1. Nội dung

Giúp thiết lập các quy tắc áp dụng chung cho toàn hệ thống như: mặc định cách hiển thị giao diện nhập liệu, chọn phương pháp tính tỷ giá xuất quỹ, phương pháp tính giá xuất kho, thiết lập quy tắc đánh số chứng từ…

2. Các bước thực hiện

Vào menu Hệ thống\Tùy chọn để thiết lập các nội dung sau:

1. Tùy chọn riêng
Với từng dữ liệu hoặc tài khoản đăng nhập có thể thiết lập riêng các nội dung ở dưới đây để phù hợp với thói quen nhập liệu của từng Kế toán.


  • Thu nhỏ giao diện nhập chứng từ: Nếu tích chọn, khi mở các giao diện có thể phóng to/thu nhỏ sẽ mặc định ở trạng thái thu nhỏ. => Ví dụ: Vào phân hệ Bán hàng, chọn Chứng từ bán hàng.

  • Cho phép sao chép dữ liệu khi thêm dòng chứng từ mới: Nếu tích chọn, khi thêm dòng chứng từ mới, toàn bộ nội dung (trừ cột Số lượngSố tiền) từ dòng trên sẽ được sao chép xuống dòng dưới.

  • Hạn chế tài khoản khi nhập chứng từ: Nếu tích chọn, khi hạch toán TK Nợ/TK Có trên chứng từ, chương trình chỉ cho phép hạch toán các tài khoản đã được thiết lập cho từng loại chứng từ trên danh mục Tài khoản ngầm định.

  • Nhấn phím Enter tại ô mã hàng thì nhảy xuống dòng dưới:
    • Với các đơn vị sử dụng máy quét mã vạch để lấy thông tin hàng hóa lên chứng từ, nếu tích chọn chức năng này, sau mỗi lần quét mã vạch chương trình sẽ tự động hiển thị thông tin mã hàng mới xuống dòng dưới.
    • Với các đơn vị khác, tùy thuộc vào thói quen nhập liệu mà lựa chọn có tích chọn chức năng này hay không => Ví dụ: Thói quen nhập một loạt mã hàng sau đó mới khai báo thông tin liên quan thì có thể tích chọn chức năng này để khai báo nhanh.
  • Màu hiển thị: Dùng để lựa chọn màu sắc hiển thị của Chứng từ chưa ghi sổSố âm trên báo cáo.

  • Tự động hiển thị cửa sổ chọn chức năng khi di chuột đến các biểu tượng trong quy trình nghiệp vụ: Trên các phân hệ nghiệp vụ như Quỹ, Mua hàng, Bán hàng…đều có tab Quy trình để
    thể hiện quy trình thực hiện các nghiệp vụ tương ứng. Nếu tích chọn, khi di chuột đến mỗi bước trong quy trình, chương trình sẽ hiển thị các
    khi di chuột đến mỗi bước trong quy trình, chương trình sẽ hiển thị các chức năng tương ứng với bước đó => Ví dụ: Khi di chuột vào bước Chi tiền trên phân hệ Quỹ. Chương trình sẽ hiển thị các chức năng tương ứng của bước Chi tiền là: Chi tiền, Trả tiền nhà cung cấp, Nộp thuế…

  • Cách lọc đối tượng, mã hàng, hợp đồng… trên các phân hệ: Thiết lập cách tìm nhanh thông tin đối tượng, mã hàng, hợp đồng… trên các giao diện nhập liệu => Ví dụ: Khi thiết lập Điều kiện lọc Chứa, Lọc theo Tất cả thì khi tìm Đối tượng trên giao diện Phiếu chi, chỉ cần gõ ký tự có Chứa một trong các thông tin như mã, tên, địa chỉ hay mã số thuế của đối tượng chương trình sẽ lọc ra các đối tượng tương ứng.

2. Tùy chọn chung
Việc thiết lập các nội dung ở đây sẽ được áp dụng riêng cho từng dữ liệu và áp dụng chung cho tất cả các chi nhánh và tài khoản đăng nhập


  • Sử dụng riêng danh mục ở các chi nhánh: với danh mục nào được tích chọn, trên mỗi chi nhánh kế toán sẽ phải tự khai báo danh mục riêng của chi nhánh mình để sử dụng. Ngược lại, với các danh mục không được tích chọn, thì chỉ cần một chi nhánh khai báo, các chi nhánh khác có thể lấy các danh mục đó để sử dụng.
  • Chế độ ghi sổ:
    • Cất đồng thời ghi sổ: khi cất chứng từ chương trình sẽ đồng thời ghi sổ chứng từ đó để thống kê lên các báo cáo phân tích.
    • Cất không ghi sổ: khi cất chứng từ chương trình mới chỉ lưu lại thông tin của chứng từ đó mà không thống kê lên các báo cáo phân tích.
  • Sử dụng thêm hệ thống sổ quản trị: Cho phép sử dụng đồng thời hai hệ thống sổ quản trị và sổ tài chính để vừa phục vụ cho công tác quản trị của doanh nghiệp, vừa phục vụ cho việc lập các báo cáo theo đúng quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
  • Năm tài chính: cho phép thay đổi lại năm tài chính đã được thiết lập khi thực hiện tạo mới dữ liệu kế toán.
  • Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn: Nếu tích chọn chương trình sẽ quản lý việc phát hành và sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của cơ quan Nhà nước. Cụ thể:
  • Khi tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn chương trình cho phép thiết lập các nội dung sau:
    • Sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử: Nếu tích chọn chương trình sẽ cho phép phát hành và sử dụng Hóa đơn điện tử.
    • Quản lý phiếu XK kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu XK gửi bán đại lý giống hóa đơnNếu tích chọn chương trình sẽ quản lý việc phát hành và sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán đại lý theo đúng quy định của cơ quan Nhà nước như: Quản lý việc khởi tạo và thông báo phát hành phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; tự động cấp số phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ liên tục…

    • Cho phép CN phụ thuộc (không thông báo phát hành HĐ) sử dụng HĐ do Tổng công ty phát hành: Khi tích chọn, các chi nhánh phụ thuộc không thông báo phát hành HĐ sẽ được sử dụng chung các hóa đơn đặt in do Tổng công ty phát hành theo 1 trong 2 cách: 
      • Nếu tích chọn Phân bổ số lượng hóa đơn đặt in cho từng chi nhánh phụ thuộc: Tổng công ty phải thực hiện phân bổ hóa đơn cho từng chi nhánh, sau đó các chi nhánh phụ thuộc sẽ sử dụng hoá đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Lưu ý: Chỉ có Tổng công ty mới được phép thiết lập tùy chọn này.

    • Hiển thị chữ Bản sao/Copy khi in hóa đơn lần thứ 2 trở đi: Cho phép lựa chọn cách hiển thị hóa đơn khi in từ lần thứ 2 trở đi có hiển thị thêm chữ Bản sao hay chữ Copy.


    • Nếu không tích chọn Sử dụng phần mềm để quản lý phát hành hóa đơn: Khi lập hóa đơn chương trình sẽ ngầm định hiển thị sẵn số hóa đơn, tuy nhiên vẫn có thể sửa lại (nếu cần). Tại đây, có thể lựa chọn quy tắc ngầm định số hóa đơn là: Số hóa đơn tăng theo từng chi nhánh hoặc Số hóa đơn tăng liên tục trên toàn công ty (Số hóa đơn tăng liên tục không phân biệt là của Tổng công ty hay của chi nhánh phụ thuộc)
    • In hóa đơn nhiều liên theo lô: Cho phép lựa chọn cách thức in hóa đơn trong trường hợp in nhiều hóa đơn cùng lúc.


  • Cách đọc số tiền và Hiển thị từ chẵn khi đọc số tiền: Cho phép thiết lập cách hiển thị số tiền bằng chữ trên các chứng từ khi in ra.

  • Hạch toán đa tiền tệ: nếu tích chọn, thì ngoài đồng tiền hạch toán đã được thiết lập khi tạo mới dữ liệu kế toán, có thể sử dụng thêm các đồng tiền hạch toán khác đã được khai báo trên danh mục Loại tiền.

  • Phương pháp tính tỷ giá xuất quỹ: Cho phép chọn phương pháp tính tỷ giá xuất quỹ.

  • Tài khoản xử lý chênh lệch tỷ giá xuất quỹ: Dùng để thiết lập tài khoản xử lý chênh lệch tỷ giá trên các chứng từ Xử lý chênh lệch tỷ giá từ tính tỷ giá xuất quỹ (phương pháp bình quân cuối kỳ), và TK xử lý lãi/lỗ trên chứng từ chi tiền ngoại tệ (phương pháp bình quân tức thời).

    • TK xử lý chênh lệch tỷ giá thu tiền KH/trả tiền NCC: Dùng để thiết lập TK xử lý chênh lệch tỷ giá trên các chứng từ sinh ra khi thực hiện chức năng Thu tiền khách hàng, thu tiền khách hàng hàng loạt, trả tiền nhà cung cấp, đối trừ chứng từ, đối trừ chứng từ nhiều đối tượng.
  • Có phát sinh mua hàng theo đơn giá sau thuế: nếu tích chọn thì trên các chứng từ liên quan đến mua hàng (như đơn mua hàng, chứng từ mua hàng, chứng từ mua hàng nhiều hoá đơn…) sẽ bổ sung thêm cột Đơn giá sau thuế và có thể thực hiện Tính lại thành tiền theo đơn giá sau thuế.

  • Ưu tiên tính thành tiền theo đơn giá sau thuế: chỉ cho phép tích chọn nếu đã lựa chọn Có phát sinh mua hàng theo đơn giá sau thuế.
    • Nếu tích chọn, Thành tiền = Số lượng x Đơn giá/(1 + % thuế GTGT)
    • Nếu không tích chọn, Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
  • Cho phép lấy giá bán gần nhất theo từng khách hàng: Nếu tích chọn, khi lập báo giá, đơn đặt hàng, chứng từ bán hàng, hoá đơn, hợp đồng… cho một khách hàng bất kỳ, thông tin Đơn giá của từng mặt hàng sẽ được tự động lấy lên theo đơn giá bán gần nhất của mặt hàng đó cho khách hàng tương ứng.

  • Cảnh báo khi không chọn nhân viên bán hàng trên chứng từ: Trường hợp muốn quản lý chặt chẽ doanh số và tình hình thu hồi công nợ của nhân viên Kinh doanh để có căn cứ tính lương, thưởng cho nhân viên, cần khai báo nhân viên bán hàng trên các chứng từ như (chứng từ bán hàng, thu tiền khách hàng…) để xem được các báo cáo liên quan. Để tránh bỏ sót thông tin nhân viên bán hàng khi lập chứng từ, có thể tích chọn tùy chọn này để chương trình hiển thị cảnh báo.
  • Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế nếu tích chọn thì:
    • Khi khai khai báo thông tin Đơn giá bán trên Danh mục vật tư hàng hóa, có thể thiết lập đơn giá bán vừa khai báo là đơn giá sau thuế bằng cách tích chọn: Giá bán là đơn giá sau thuế.

    • Trên các chứng từ liên quan đến bán hàng (như báo giá, chứng từ bán hàng, giảm giá hàng bán…) sẽ bổ sung thêm cột Đơn giá sau thuế và có thể thực hiện Tính lại thành tiền theo đơn giá sau thuế.

  • Ưu tiên tính thành tiền theo đơn giá sau thuế: chỉ cho phép tích chọn nếu đã lựa chọn Có phát sinh bán hàng theo đơn giá sau thuế.
    • Nếu tích chọn, Thành tiền = Số lượng x Đơn giá/(1 + % thuế GTGT)
    • Nếu không tích chọn, Thành tiền = Số lượng x Đơn giá
  • Thủ kho có tham gia hệ thống Thủ quỹ có tham gia hệ thống: Cho phép Thủ kho và Thủ quỹ có thể cùng sử dụng phần mềm để thực hiện ghi sổ kho, sổ quỹ.

  • Cảnh báo khi chi quá số tồn tiền mặt hoặc tiền gửi và Cảnh báo khi chi vượt dự toán ngân sách tháng: Nếu tích chọn, chương trình sẽ hiển thị cảnh báo khi ghi sổ các chứng từ chi quá số tồn tiền mặt, tiền gửi hoặc vượt quá dự toán ngân sách tháng. Nhằm đảm báo việc hạch toán các khoản thu, chi luôn đúng thực tế hoặc nằm trong dự toán.

  • Hạch toán vượt ngưỡng nợ tối đa trên danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp: Trường hợp khi khai báo Khách hàng, Nhà cung cấp có thiết lập thông tin Số nợ tối đa, chương trình cho phép thiết lập các cảnh báo khi hạch toán các bút toán làm số dư công nợ Khách hàng, Nhà cung cấp lớn hơn Số nợ tối đa. Các thiết lập cảnh báo bao gồm:
    • Không cảnh báo: chương trình sẽ không cảnh báo và vẫn cho ghi sổ.
    • Cảnh báo: chương trình hiển thị cảnh báo và có thể lựa chọn vẫn tiếp tục ghi sổ hay không.
    • Cảnh báo và không ghi sổ: chương trình hiển thị cảnh báo và không cho phép ghi sổ.

  • Cảnh báo khi nhập trùng hóa đơn đầu vào: Cho phép thiết lập các cảnh báo khi nhập thông tin hóa đơn đầu vào bị trùng đồng thời các thông tin: Mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, tên và mã số thuế của đơn vị bán hàng, năm của hóa đơn. Các thiết lập cảnh báo bao gồm:

    • Không cảnh báo: chương trình sẽ không cảnh báo và vẫn cho cất chứng từ.
    • Cảnh báo: chương trình hiển thị cảnh báo và có thể lựa chọn vẫn tiếp tục cất chứng từ hay không.
    • Cảnh báo và không cho cất: chương trình hiển thị cảnh báo và không cho phép cất chứng từ.

  • Cảnh báo khi nhập sai mã số thuế: Cho phép thiết lập cảnh báo khi kế toán nhập sai mã số thuế trên danh mục khách hàng, nhà cung cấp và trên các chứng từ như: chứng từ bán hàng, chứng từ mua hàng… Các thiết lập cảnh báo bao gồm:
    • Không cảnh báo: chương trình sẽ không cảnh báo và vẫn cho phép cất danh mục, chứng từ mục, chứng từ.
    • Cảnh báo: chương trình sẽ hiện cảnh báo mã số thuế không hợp lệ và vẫn có thể lựa chọn cất danh mục, chứng từ hay không.
    • Cảnh báo và không cho cất: chương trình hiện cảnh báo và không cho phép cất danh mục, chứng từ.

  • Bù trừ công nợ chi tiết theo từng hóa đơn:
    • Nếu tích chọn, chương trình cho phép bù trừ công nợ chi tiết theo từng hoá đơn. Đồng thời, tự động đối trừ giữa các chứng từ công nợ và chứng từ bù trừ.
    • Nếu không tích chọn, hệ thống sẽ chỉ bù trừ công nợ giữa các tài khoản công nợ của cùng một đối tượng. Nếu muốn theo dõi công nợ theo hoá đơn thì phải thực hiện đối trừ giữa chứng từ công nợ với chứng từ bù trừ. 

3. Báo cáo, chứng từ
Cho phép thiết lập một số quy tắc khi in lên báo cáo, chứng từ như font chữ hiển thị trên báo cáo, thông tin về đơn vị, logo trên báo cáo… => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ tài khoản đăng nhập và không phân biệt chi nhánh.


  • Định dạng font chữ: Chọn font chữ và kiểu chữ thường/in hoa cho các thông tin: Tên công ty, Địa chỉ, Đơn vị chủ quản khi in lên báo cáo, chứng từ.

  • Thông tin đơn vị và logo: Cho phép lựa chọn các thông tin sẽ hiển thị trên các báo cáo, chứng từ khi in ra. Với các thông tin như Mã số thuế, Điện thoại, Số Fax… có thể thiết lập cả vị trí hiển thị trên báo cáo, chứng từ bằng cách chọn vị trí tương ứng tại mục Căn lề.

 

Lưu ý: Riêng tuỳ chọn Hiển thị logo trên báo cáo chỉ thực hiện được nếu doanh nghiệp có đăng ký sử dụng logo khi đặt mua sản phẩm với MISA.

4. Vật tư hàng hóa
Dùng để thiết lập các tuỳ chọn phục vụ cho việc quản lý vật tư, hàng hoá trên phần mềm => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ tài khoản đăng nhập và không phân biệt chi nhánh.


  • Phương pháp tính giá xuất kho: Cho phép lựa chọn 1 trong 4 phương pháp tính giá xuất kho: Bình quân cuối kỳ, Giá đích danh, Bình quân tức thời, Nhập trước, xuất trước.
    • Với phương pháp Bình quân tức thời có thể lựa chọn:
      • Tính giá theo kho: Khi tính giá của 1 VTHH sẽ tính riêng cho từng kho căn cứ vào các chứng từ nhập/xuất trên từng kho.
      • Tính giá không theo kho: Khi tính giá của 1 VTHH sẽ tính trên tất cả các kho căn cứ vào các chứng từ nhập/xuất trên tất cả các kho.
      • Cập nhật giá nhập kho hàng bán trả lại khi tính giá xuất kho: Trường hợp khi lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại có chọn lấy đơn giá nhập kho từ đơn giá xuất kho và chọn đích danh phiếu xuất thì sau khi tính giá xuất kho, chương trình sẽ tự động cập nhật giá xuất vào phiếu nhập kho hàng bán trả lại.

    • Với phương pháp Nhập trước xuất trước: chương trình cho phép lựa chọn cách thức xử lý đối với các chứng từ trả lại hàng mua, giảm giá hàng mua có chọn trực tiếp từ chứng từ mua hàng.
      • Giảm trừ trực tiếp vào chứng từ mua hàng được chọn: khi tính giá số lượng và giá trị trả lại, giảm giá sẽ trừ trực tiếp vào chứng từ mua hàng được chọn.

      • Giảm trừ vào chứng từ nhập còn tồn đầu tiên: khi tính giá số lượng và giá trị trả lại, giảm giá luôn trừ vào chứng từ nhập còn tồn đầu tiên.
  • Cho phép xuất quá số lượng tồn: Khi tích chọn, chương trình sẽ cho phép ghi sổ các chứng từ xuất kho vượt quá số lượng tồn.
  • Cho phép nhập đơn giá bằng tay: Nếu tích chọn, chương trình cho phép nhập tay được thông tin đơn giá, thành tiền trên các chứng từ xuất kho.

  • Cảnh báo khi xuất quá số lượng tồn tối thiểu trên danh mục Vật tư, hàng hóa: Trường hợp khi khai báo Vật tư, hàng hóa có thiết lập thông tin Số lượng tồn tối thiểu, khi lập chứng từ xuất kho làm tồn kho của Vật tư, hàng hóa nhỏ hơn Số lượng tồn tối thiểu đã thiết lập, thì chương trình sẽ hiển thị cảnh báo để Kế toán lựa chọn có tiếp tục ghi sổ chứng từ hay không.

  • Cảnh báo khi bỏ ghi/ghi sổ chứng từ nhập, xuất kho khi đã phát sinh chứng từ xuất kho phía sau: Với phương pháp tính giá xuất kho Bình quân tức thời hoặc Nhập trước xuất trước, việc bỏ ghi/ghi sổ chứng từ sẽ ảnh hưởng đến giá của các phiếu xuất phía sau. Vì vậy, chức năng này dùng để cảnh báo để Kế toán biết và lựa chọn có tiếp tục thực hiện bỏ ghi/ghi sổ các chứng từ này hay không? 

  • Cảnh báo khi nhập kho thành phẩm nhưng chọn loại phiếu nhập không phải là <Thành phẩm sản xuất>: Khi nhập kho thành phầm, cần chọn loại phiếu nhập kho là Thành phẩm sản xuất để phục vụ cho việc tính giá thành thành phẩm. Vì vậy, chức năng này dùng để cảnh báo khi nhập kho thành phẩm nhưng lại chọn loại phiếu nhập kho khác (không phải là Thành phẩm sản xuất) để Kế toán biết và lựa chọn có tiếp tục cất chứng từ hay không?
  • Có phát sinh hàng hoá nhận giữ hộ, gia công; nhận bán hộ, ký gửi, ký cược: nếu tích chọn, chương trình sẽ bổ sung thêm cột Hàng hoá giữ hộ/bán hộ trên các giao diện nhập liệu như: Tồn kho đầu kỳ VTHH, Mua hàng nhập kho, Chuyển kho…để ghi nhận hàng hóa là hàng nhận giữ hộ, gia công; nhận bán hộ, ký gửi, ký cược.
  • Không tự động lấy đơn giá mua khi lập chứng từ nhập kho thành phẩm:
    • Nếu tích chọn, chương trình sẽ ngầm định đơn giá trên chứng từ nhập kho thành phẩm = 0.
    • Nếu không tích chọn, chương trình sẽ ngầm định đơn giá trên chứng từ nhập kho thành phẩm theo đơn giá tại mục Lấy đơn giá mua của vật tư hàng hóa khi lập đơn mua hàng, mua hàng, mua dịch vụ, nhập kho.

  • Cảnh cáo nếu không chọn Mã quy cách khi nhập xuất kho, mua bán hàng hoá có theo dõi Mã quy cách: Với những vật tư hàng hóa có nhu cầu theo dõi chi tiết theo mã quy cách, khi lập chứng từ nhập xuất kho, mua bán các vật tư, hàng hóa này cần khai báo thông tin mã quy cách để chương trình thống kê lên các báo cáo liên quan. Vì vậy, chương trình cho phép thiết lập các cảnh báo khi không chọn mã quy cách bao gồm:

    • Cảnh báo: chương trình hiển thị cảnh báo và có thể lựa chọn vẫn tiếp tục cất chứng từ hay không.
    • Cảnh báo và không cho cất: chương trình hiển thị cảnh báo và không cho phép cất chứng từ.

  • Cách lấy số lượng đã giao của vật tư, hàng hoá trên đơn đặt hàng, hợp đồng bán:
    • Lấy từ chứng từ bán hàng: Nếu tích chọn, thì thông tin Số lượng đã giao trên đơn đặt hàng, hợp đồng bán sẽ lấy từ cột Số lượng trên chứng từ bán hàng có chọn đơn đặt hàng, hợp đồng bán
    • Lấy từ phiếu xuất bán hàng: Nếu tích chọn, thì thông tin Số lượng đã giao trên đơn đặt hàng, hợp đồng bán sẽ lấy từ cột Số lượng trên chứng từ phiếu xuất bán hàng có chọn đơn đặt hàng, hợp đồng bán
    • Xác định nhóm HHDV mua vào chính: Với đơn vị áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, tùy chọn này cho phép lựa chọn nhóm HHDV mua vào để ngầm định khi thêm mới chứng từ có phát sinh thuế GTGT đầu vào.
  • Xác định nhóm ngành nghề chính tính thuế GTGT theo pp trực tiếp trên doanh thu: Với đơn vị áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, tùy chọn này cho phép lựa chọn nhóm ngành nghề để ngầm định khi thêm mới chứng từ có phát sinh thuế GTGT đầu vào.

  • Tùy chọn lấy đơn giá mua của vật tư hàng hóa khi lập đơn mua hàng, mua hàng, mua dịch vụ, nhập kho: Cho phép ngầm định thông tin Đơn giá khi thêm mới chứng từ bao gồm: Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Hợp thêm mới chứng từ bao gồm: Đơn mua hàng, Mua hàng, Mua dịch vụ, Hợp đồng mua hàng, Nhập kho khác theo các đơn giá như: đơn giá mua cố định trong danh mục, đơn giá mua gần nhất trong danh mục, đơn giá mua gần nhất của nhà cung cấp…

5. Định dạng số
Cho phép thiết lập các hiển thị thông tin số như: Số lượng, đơn giá, thành tiền, tỷ giá, tỷ lệ phân bổ… trên các chứng từ nhập liệu.

  • Ký tự ngăn cách


Lưu ý: Sau khi thay đổi cách thiết lập ký tự ngăn cách, có thể lấy lại cách chương trình thiết lập ban đầu bằng cách nhấn Lấy lại thiết lập ngầm định

  • Số chữ số phần thập phân
    • Nhấn Thay đổi định dạng số để thiết lập cách định dạng của các thông tin số trên phần mềm.

  • Cách thể hiện số âm


6. Quy tắc đánh số chứng từ
Giúp thiết lập cách đánh số thứ tự cho các danh mục, chứng từ => các thiết lập này sẽ được áp dụng cho toàn bộ tài khoản đăng nhập. Với những dữ liệu hạch toán đa chi nhánh và sử dụng đồng thời hai hệ thống sổ, kế toán có thể thiết lập quy tắc đánh số riêng cho từng chi nhánh và từng hệ thống sổ:

  • Tiền tố: Thể hiện các ký hiệu trước của số chứng từ. (Ví dụ: PT)
  • Giá trị phần số: Hiển thị số chứng từ hiện tại đã được lập trên phần mềm. 
  • Tổng số ký tự phần số: Hiển thị số lượng ký tự phần số của chứng từ (Ví dụ: Số chứng từ là: PT00001 thì giá trị Tổng số ký tự phần số sẽ là: 5)
  • Hậu tố: Phần ký hiệu sau của số chứng
    từ. (Ví dụ: Chứng từ phiếu thu có tiền tố là: PT, phần số là: 00001, hậu
    tố là: T1 => Số chứng từ: PT00001T1
  • Hiển thị: Xem trước cách hiển thị số chứng từ theo thiết lập.
  • Tự động cập nhật quy tắc đánh số chứng từ: Nếu tích chọn, trường hợp Kế toán thêm chứng từ và tự nhập số chứng từ khác với quy tắc đánh số chứng từ đã thiết lập ở đây thì chương trình sẽ tự động cập nhật lại quy tắc đánh số mới theo nguyên tắc:

    • Tăng số từ trái qua phải: Ví dụ thực hiện đánh số chứng từ trên phiếu thu là PT00001/T01, số chứng từ tiếp theo sẽ là PT00002/T01
    • Tăng số từ phải qua trái: Ví dụ thực hiện đánh số chứng từ trên phiếu thu là PT00001/T01, số chứng từ tiếp theo sẽ là PT00001/T02

Ví dụ: Nếu muốn đánh số chứng từ phiếu thu theo cấu trúc ví dụ: PT-T01/00001_HP: Phiếu thu trong tháng 1, số chứng từ 00001 của chi nhánh Hải Phòng) thì thiết lập quy tắc đánh số chứng từ như sau:

      • Tích chọn Tự động cập nhật quy tắc đánh số chứng từ.
      • Chi nhánh: chọn chi nhánh Hải Phòng.
      • Tiền tố: PT-T01/
      • Tổng số ký tự phần số: 5
      • Hậu tố: _HP
      • Tích chọn Tăng số từ phải qua trái.

Khi lập phiếu thu:


Sang tháng 02, Kế toán tự nhập tay lại số chứng từ thành: PT_T02/00001_HP, chương trình sẽ tự động cập nhật số chứng từ tiếp theo là: PT_02/00002_HP, PT_02/00003_HP.

7. Hiển thị các nghiệp vụ
Cho phép ẩn/hiện các nghiệp vụ phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng đơn vị để tránh hiển thị thừa các nghiệp vụ, gây nhầm lẫn.

8. Thiết lập Email
Giúp thiết lập địa chỉ email gửi cho nhân viên kinh doanh khi kế toán từ chối xuất hóa đơn, chức năng này chỉ thực hiện khi máy chủ có kết nối Internet và làm việc Online.

1. Nhấn Thêm

2. Khai báo các thông tin về cấu hình

  • Lựa chọn Nhà cung cấp có sẵn trong danh sách, chương trình sẽ hiển thị Máy chủ Mail, Cổng  Phương thức bảo mật của nhà cung cấp đó.

Lưu ý: Nếu là máy chủ mail của riêng công ty thì Kế toán liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.

  • Tên người gửi  Email gửi: các thông tin này sẽ được sử dụng để người nhận email biết được thông tin người gửi.
  • Tên đăng nhập  Mật khẩu: nhập thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống email của người gửi.
  • Nhấn Kiểm tra thiết lập để xem thông tin về cấu hình email có đúng hay không => Nếu chưa đúng thì thực hiện thiết lập lại (tham khảo tại mục Lưu ý: Các trường hợp thiết lập Email không thành công).

    • 3. Nhấn Đồng ý, chương trình sẽ hiển thị thông tin email được thiết lập.

    • 4. Nhấn Áp dụng.
Lưu ý: Các trường hợp thiết lập Email không thành công

Tài khoản Gmail chặn không cho phép đăng nhập với thiết bị kém bảo mật hơn

Cách khắc phục:

1. Đăng nhập vào tài khoản Gmail cần thiết lập.

2. Nhấn vào biểu tượng người dùng Gmail ở góc trên bên phải, sau đó nhấn Tài khoản của tôi.

 

3. Chọn mục Đăng nhập và bảo mật.

 

4. Tại phần Xác minh 2 bước, chọn Tắt.

 

5. Tại phần Cho phép ứng dụng kém an toàn, chọn Bật.

Tài khoản Gmail thiết lập mã bảo mật Capcha 

Cách khắc phục:

1. Đăng nhập vào tài khoản Gmail cần thiết lập

2. Nhấn vào link liên kết https://accounts.google.com/b/0/DisplayUnlockCaptcha và nhấn Continue.

Tài khoản Yahoo chưa thiết lập bảo mật 2 bước

Cách khắc phục:

1. Đăng nhập vào tài khoản Yahoo cần thiết lập.

2. Nhấn vào biểu tượng  và chọn Thông tin tài khoản.

 

3. Chọn mục Bảo mật tài khoản và thiết lập Cho phép ứng dụng đăng nhập kém bảo mật.

4. Kích hoạt chức năng Xác nhận hai bước.

 

5. Nhập số điện thoại muốn hệ thống Yahoo gửi mã xác nhận qua SMS và nhấn Gửi SMS.

6. Nhập mã xác nhận, sau đó nhấn Xác nhận.

7. Nhấn Tạo mật khẩu ứng dụng.

 

8. Nhấn Tạo mật khẩu ứng dụng.

 

9. Lựa chọn Ứng dụng khác, nhập tên ứng dụng và nhấn Generte.

 

10. Hệ thống sinh mật khẩu đăng nhập cho ứng dụng vừa tạo, kế toán sử dụng mật khẩu này để khai báo Mật khẩu khi Thiết lập Email gửi hóa đơn.

 

 

Cập nhật 20/12/2019

Bạn có thấy bài viết này hữu ích?

Bài viết liên quan