Nhân sự cập nhật cho nhân viên

Nhân sự có thể thực hiện cập nhật các thông tin sau vào hồ sơ nhân viên:

Cập nhật thông tin Hợp đồng lao động

Sau khi hợp đồng lao động cũ hết hạn, nhân sự thực hiện bổ sung thông tin hợp đồng lao động mới trên tab Hợp động lao động => thao tác thực hiện chi tiết tại đây.

Cập nhật quá trình công tác của nhân viên

Trường hợp nhân viên được thuyên chuyển sang vị trí công việc mới, nhân sự cần cập nhật vị  trí công việc vào quá trình công tác của nhân viên để quản lý. Nhân sự có thể thực hiện cập nhật quá trình công tác của nhân viên theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Cập nhật quá trình công tác của nhân viên ngay trên tab Quá trình công tác.

Vào phân hệ Hồ sơ/ Hồ sơ.

Chọn nhân viên được thuyên chuyển vị trí công việc, sau đó chọn tab Quá trình công tác, nhấn Thêm.

Khai báo các thông tin như: Vị trí công việc, Đơn vị công tác, Trạng thái làm việc,..

Nhấn Cất

Cách 2: Cập nhật vị trí làm việc mới của nhân viên trên mục thông tin công việc của hồ sơ nhân viên.

Trên danh sách hồ sơ nhân viên, chọn xem hồ sơ của nhân viên được thuyên chuyển vị trí công việc.

Tại mục Thông tin công việc: Nhân sự cập nhật lại thông tin Vị trí công việc, Đơn vị công tác,… của nhân viên.

Chương trình sẽ tự động thêm mới quá trình công tác của nhân viên ở tab Quá trình công việc trên hồ sơ nhân viên.

Cập nhật thông tin Vai trò đảm nhiệm

Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể được bổ nhiệm vai trò công việc mới, nhân sự thực hiện cập nhật vào tab Vai trò đảm nhiệm => thao tác thực hiện chi tiết tại đây.

Cập nhật thông tin Thu nhập thường xuyên

Các khoản thu nhập thường xuyên như: phụ cấp tiền ăn, phụ cấp chức vụ…

Trường hợp khi thêm mới hồ sơ nhân viên, thông tin tại tab Thu nhập thường xuyên sẽ được tự động cập nhật theo thông tin Thu nhập thường xuyên đã khai báo tại Danh mục\Vị trí công việc.

Trường hợp nhân viên được thuyên chuyển sang vị trí công việc mới, hoặc khi có sự thay đổi về các khoản thu nhập thường xuyên ứng với vị trí công việc hiện tại của nhân viên, nhân sự có thể cập nhật các khoản Thu nhập thường xuyên đã được gán theo Vị trí công việc bằng cách nhấn chuột phải và chọn Cập nhật theo VTCT.

Để thêm mới khoản Thu nhập thường xuyên cho từng nhân viên thực hiện như sau:

Chọn hồ sơ nhân viên muốn khai báo thông tin, tại tab Thu nhập thường xuyên, nhấn Thêm.

Tại cột Tên khoản: Nhấn biểu tượng để chọn khoản thu nhập trong danh sách. Các khoản thu nhập này được lấy từ Danh mục\Khoản lương.

Trường hợp khi khai báo khoản thu nhập tại menu Danh mục\Khoản lương, không khai báo thông tin Định mức, Số tiền/Công thức thì có thể nhập tay trực tiếp Định mức, Số tiền hoặc nhấn vào biểu tượng để thiết lập công thức xác định Định mức/Số tiền thu nhập thường xuyên.

Lưu ý: Thông tin Định mức được khai báo trong trường hợp khoản lương này được dùng làm căn cứ để xác định khoản lương khác.

Ví dụ: Phụ cấp điện thoại = Phụ cấp chức vụ x 20% => Cần khai báo thông tin Định mức của Phụ cấp chức vụ để có thể xác định Phụ cấp điện thoại.

Cột Kỳ lương: thể hiện khoản thu nhập được tính vào kỳ lương nào.

Nhấn Cất.

Lưu ý: Sau khi nhấn Cất chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn có cập nhật thông tin lương vào tab Lịch sử lương hay không? Nếu chọn Có thông tin về các khoản thu nhập thường xuyên khai báo tại đây sẽ được cập nhật trên tab Lịch sử lương và sẽ được lấy lên bảng lương để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

Cập nhật thông tin Khấu trừ thường xuyên

Các khoản khấu trừ thường xuyên như: tiền điện thoại vượt định mức, tiền ăn trưa…

Trường hợp khi thêm mới hồ sơ nhân viên, thông tin tại tab Khấu trừ thường xuyên sẽ được tự động cập nhật theo thông tin Khấu trừ thường xuyên đã khai báo tại Danh mục\Vị trí công việc.

Trường hợp nhân viên được thuyên chuyển sang vị trí công việc mới, hoặc khi có sự thay đổi về các khoản khấu trừ thường xuyên ứng với vị trí công việc hiện tại của nhân viên, nhân sự có thể
cập nhật các khoản khấu trừ thường xuyên đã được gán theo Vị trí công việc bằng cách nhấn chuột phải và chọn Cập nhật theo VTCT.

Để thêm mới khoản khấu trừ thường xuyên cho từng nhân viên thực hiện như sau:

Chọn hồ sơ nhân viên muốn khai báo thông tin, tại tab khấu trừ thường xuyên, nhấn Thêm.

Tại cột Tên khoản: Nhấn biểu tượng để chọn khoản khấu trừ trong danh sách. Các khoản khấu trừ này được lấy từ danh mục\khoản lương.

Trường hợp khi khai báo khoản khấu trừ tại menu danh mục\khoản lương, không khai báo thông tin Định mức, Số tiền/Công thức thì có thể nhập tay trực tiếp Định mức, Số tiền hoặc nhấn vào biểu tượng để thiết lập công thức xác định Định mức/Số tiền khấu trừ thường xuyên.

Lưu ý: Thông tin Định mức được khai báo trong trường hợp khoản lương này được dùng làm căn cứ để xác định khoản lương khác.

Ví dụ: Phụ cấp điện thoại = Phụ cấp chức vụ x 20% => Cần khai báo thông tin Định mức của Phụ cấp chức vụ để có thể xác định Phụ cấp điện thoại.

Cột Kỳ lương: thể hiện khoản khấu trừ được tính vào kỳ lương nào.

Nhấn Cất.

Lưu ý: Sau khi nhấn Cất chương trình hiển thị thông báo cho phép lựa chọn có cập nhật thông tin lương vào tab Lịch sử lương hay không? Nếu chọn Có thông tin về các khoản khấu trừ thường xuyên khai báo tại đây sẽ được cập nhật trên tab Lịch sử lương và sẽ được lấy lên bảng lương để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

Cập nhật Lịch sử lương

Tab Lịch sử lương thể hiện thông tin: Lương, Thu nhập, Khấu trừ hiện tại của nhân viên và khi có sự thay đổi về Lương, Thu nhập, Khấu trừ của nhân viên thì chương trình cho phép lựa chọn có tự động cập nhật các thay đổi này vào tab Lịch sử lương hay không, các thông tin đã cập nhật vào tab Lịch sử lương sẽ được lấy lên bảng lương định kỳ làm căn cứ tính lương thực tế cho nhân viên.

Thông tin lịch sử lương có thể được cập nhật khi Nhân sự thực hiện một trong các thao tác sau:

Khi Thêm/Sửa hồ sơ của nhân viên liên quan đến thông tin: Lương cơ bản hoặc Lương đóng bảo hiểm

Khi Thêm/Sửa/Xóa thông tin ở tab Thu nhập thường xuyên hoặc Khấu trừ thường xuyên (phân hệ Hồ sơ)

Khi thêm mới Hợp đồng lao động/Phụ lục lao động có nhập thông tin: Lương cơ bản, Lương đóng bảo hiểm hoặc Các khoản phụ cấp.

Khi thay đổi vị trí công việc của nhân viên (bằng cách thêm mới quá trình công tác tại tab Quá trình công tác) và vị trí công việc mới có thông tin về khoản Thu nhập thường xuyên hoặc Khấu trừ thường xuyên

Sau khi thực hiện một trong các thao tác trên, chương trình hiển thị thông báo sau:

Để cập nhật các thay đổi về lương lên tab Lịch sử lương, Nhân sự chọn Có, chương trình sẽ hiển thị giao diện Thêm thông tin lương thể hiện toàn bộ các khoản Lương, Thu nhập, Khấu trừ hiện tại để làm căn cứ tính lương cho nhân viên.

Nhân sự nhấn Cất để cập nhật các thay đổi mới nhất và tab Lịch sử lương của nhân viên hoặc có thể sửa đổi, bổ sung các thông tin trên giao diện Thêm thông tin lương trước khi nhấn Cất.

Các thông tin đã được cập nhật trên tab Lịch sử lương thì vẫn có thể thay đổi lại hoặc bổ sung thêm bằng cách:

Thay đổi thông tin lịch sử lương

Chọn tab Lịch sử lương, chọn lịch sử lương muốn cập nhật, sau đó nhấn Sửa.

Cập nhật các thông tin lương.

Nhấn Cất.

Bổ sung thông tin lịch sử lương

Chọn tab Lịch sử lương, chọn lịch sử lương muốn bổ sung, sau đó nhấn Thêm.

Bổ sung các thông tin lương

Nhấn Cất.

Lưu ý:

Các thông tin Lương cơ bản, Lương đóng bảo hiểm mới nhất cập nhật trên tab Lịch sử lương cũng sẽ được cập nhật ngược lại Hồ sơ nhân viên\tab Thông tin công việc.

Thông tin trên tab Lịch sử lương được lấy lên bảng lương định kỳ là thông tin có ngày thay đổi mới nhất.

Cập nhật thông tin Phúc lợi

Theo định kỳ, đơn vị có thực hiện các chương trình phúc lợi cho nhân viên như nghỉ mát, khám sức khỏe…

Chọn tab Phúc lợi, nhấn Chọn.

Lựa chọn chương trình phúc lợi đã được khai báo trên danh mục Phúc lợi, sau đó nhấn Đồng ý.

Nhấn Sửa để thay đổi thông tin nhân viên tham gia.

Nhập Số tiền NV đóng và Số tiền Cty hỗ trợ nếu có thay đổi so với số tiền đã thiết lập cho chương trình phúc lợi.

Tích chọn trạng thái nhân viên có tham gia hay không.

Khai báo thông tin người đi kèm (nếu có).

Nhấn Cất.

Lưu ý:

Trường hợp nhân viên có người đi kèm trong chương trình phúc lợi, cần phải khai báo thông tin về người đi kèm đó bằng cách nhấn Thêm trong phần Danh sách người đi kèm.

Sau khi chọn xong chương trình phúc lợi, thông tin về việc tham gia của nhân viên sẽ được tự động chuyển sang tab Nhân viên tham gia của chương trình phúc lợi đang được quản lý trên phân hệ Phúc lợi.

Cập nhật thông tin Khen thưởng

Trong quá trình làm việc, nhân viên có thành tích được khen thưởng, nhân sự cần cập nhật thông tin vào hồ sơ nhân viên.

Sau khi nhân sự khai báo danh sách nhân viên được khen thưởng trên phân hệ Khen thưởng, chương trình sẽ tự động cập nhật thông tin khen thưởng vào hồ sơ nhân viên tương ứng.

Trường hợp có sai sót, nhân sự khai báo thiếu nhân viên vào danh sách nhân viên được khen thưởng thì có thể cập nhật thông tin trực tiếp vào hồ sơ nhân viên, bằng cách:

Chọn tab Khen thưởng, nhấn Chọn.

Lựa chọn sự kiện khen thưởng đã được khai báo trên danh mục Khen thưởng, sau đó nhấn Đồng ý.

Nhấn Sửa để bổ sung thông tin khen thưởng, cập nhật lại trạng thái thực hiện và nhập lý do được khen thưởng.

Nhấn Cất.

Lưu ý: Sau khi chọn xong quyết định khen thưởng, thông tin về việc tham gia của nhân viên sẽ được tự động chuyển sang tab Nhân viên được khen thưởng của quyết định khen thưởng đang được quản lý trên phân hệ Khen thưởng.

Cập nhật thông tin Sự cố

Trường hợp có nhân viên gặp sự cố như tai nạn lao động, vi phạm kỷ luật…, nhận sự cập nhật thông tin vào hồ sơ.

Chọn tab Sự cố, nhấn Chọn.

Lựa chọn sự cố đã được khai báo trên danh mục Sự cố, sau đó nhấn Đồng ý.

Khai báo thông tin của sự cố:

Tại tab Nhân viên liên quan.

Tại tab Quyết định xử lý sự cố.

Nhấn Cất.

Lưu ý: Sau khi chọn xong sự cố, thông tin về việc liên quan của nhân viên sẽ được tự động chuyển sang tab Nhân viên liên quan và thông tin của quyết định xử lý sẽ tự động chuyển sang tab Quyết định xử lý của vi phạm hay tai nạn đang được quản lý trên phân hệ Sự cố.

Cập nhật thông tin Đào tạo

Trường hợp nhân viên có tham gia các khóa đào tạo do công ty tổ chức, nhân sự cập nhật thông tin vào hồ sơ.

Chọn tab Quá trình đào tạo, nhấn Chọn.

Lựa chọn khóa đào tạo tham gia, sau đó nhấn Đồng ý.

Nhấn Sửa để khai báo thông tin của nhân viên tham gia đào tạo:

Nhập Số tiền NV đóng và Số tiền Cty hỗ trợ nếu có thay đổi so với số tiền đã thiết lập cho khóa đào tạo.

Nhập kết quả đạt được của nhân viên sau khoá đào tạo.

Nhấn Cất.

Cập nhật thông tin Kỹ năng

Trong quá trình làm việc, nhân viên đạt thêm một số kỹ năng mới và kỹ năng này được nhân sự cập nhật vào hồ sơ => thao tác thực hiện chi tiết tại đây.