Nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công

Cho phép khách hàng nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm AMIS.VN – Nhân sự.

Hướng dẫn thực hiện

Trường hợp khách hàng nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công vào phần mềm thì thực hiện chấm công theo 2 bước sau:

Bước 1: Chấm công cho nhân viên

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Các bước thực hiện

Thực hiện theo 4 bước sau:

Bước 1: Khai báo mã chấm công cho nhân viên giống như trên phần mềm chấm công

Vào phân hệ Hồ sơ\Hồ sơ.

Chọn hồ sơ nhân viên, sau đó nhấn Xem và Sửa.

Nhấn Sửa và khai báo mã chấm công của nhân viên theo mã chấm công trên phần mềm chấm công.

Nhấn Cất.

Lưu ý: Nhân sự có thể sử dụng chức năng Cập nhật hàng loạt để khai báo mã chấm công cho nhiều nhân viên

Bước 2: Tạo bảng chấm công hàng tháng

Vào phân hệ Chấm công\Chấm công chi tiết.

Nhấn Thêm.

Khai báo thông tin bảng chấm công:

• Nếu tích chọn Chỉ tạo bảng chấm công cho các phòng trực thuộc
  thì sau khi tạo bảng, chương trình chỉ lấy lên các nhân viên có cơ cấu
  tổ chức là Phòng ban; Nhóm/Tổ/Đội; Phân xưởng trực thuộc đơn vị công tác khi tạo bảng.
• Ngược lại thì chương trình lấy lên các nhân viên thuộc tất cả các cơ cấu tổ chức trực thuộc đơn vị công tác khi tạo bảng.

Lưu ý: Tại mục Quản lý thời gian theo: Nếu chọn Chấm công theo giờ, chương trình sẽ hiển thị thêm thông tin số giờ làm việc tương ứng với từng ký hiệu chấm công.

Nhấn Đồng ý, chương trình thực hiện tạo bảng chấm công chi tiết với các thông tin:

• Mã chấm công, Nhân viên, Họ và tên, Vị
  trí công việc: lấy theo các thông tin của các nhân viên đang làm việc
  tại đơn vị trong khoảng thời gian chấm công.
• Lưu ý: Để nhân viên có tên trên bảng chấm công cần thỏa mãn các điều kiện sau:
  

• • Nhân viên có Ngày thử việc hoặc Ngày chính thức trước thời gian chấm công.
  • Nhân viên có trạng thái Đang làm việc\Đang làm thủ tục thôi việc\Đình chỉ công tác\Không có việc làm\Thử việc\Học việc\Thực tập sinh. Nếu nhân viên có trạng thái nghỉ việc là Nghỉ hưu\Nghỉ việc\Nghỉ khác\Sa thải\Mất việc làm phải có Ngày nghỉ việc lớn hơn thời gian chấm công.
  • Nhân viên thuộc cơ cấu tổ chức trên bảng chấm công: có Đơn vị công tác trùng hoặc thuộc các cơ cấu tổ chức được chọn trên bảng chấm công. (Không bao gồm các cơ cấu tổ chức đã ngừng theo dõi).
• Các thông tin còn lại: dựa vào thiết lập các quy định về thời gian và thiết lập ký hiệu chấm công.

Lưu ý: Có thể thêm hoặc bớt nhân viên trên Bảng chấm công chi tiết bằng cách nhấn chuột phải và sử dụng chức năng Chọn nhân viên hoặc Loại bỏ.

Bước 3: Nhập khẩu kết quả chấm công từ máy chấm công vào chương trình

Lưu ý: Trước tiên Nhân sự cần kết xuất kết quả chấm công từ máy chấm công để lưu về máy sau đó mới thực hiện nhập khẩu vào phần mềm.

Trên giao diện bảng chấm công chi tiết, nhấn Nhập khẩu.

Chọn tệp Excel cần nhập khẩu.

Tại mục Sheet nhập khẩu: nhấn biểu tượng  và chọn sheet chứa dữ liệu cần nhập khẩu vào phần mềm.

Tại mục Dòng tiêu đề là dòng: Nhập số thứ tự của dòng tiêu đề để chương trình có căn cứ ghép các cột trên tệp excel vào các cột trên phần mềm.

Lưu ý: Trường hợp tiêu đề nằm trên nhiều dòng thì nhập số thứ tự dòng tiêu đề là dòng dưới cùng.

Lựa chọn mẫu nhập khẩu tương ứng với file excel của đơn vị.

Tích chọn Chỉ cập nhật dữ liệu chấm công cho những nhân viên có trên tệp nguồn, chương trình thực hiện cập nhật dữ liệu chấm công có trên tệp nhập khẩu và không làm ảnh hưởng đến những nhân viên khác trên phần mềm.

Chương trình sẽ căn cứ đồng thời vào thông tin Mã nhân viên và Ngày chấm công để xác định một dữ liệu trên tệp excel được coi là trùng với dữ liệu đã có trên bảng chấm công cần nhập khẩu, khi xuất hiện bản ghi trùng thì chương trình sẽ tự động xử lý theo cách thức là ghi đè.

Thực hiện ghép các cột trên phần mềm với các cột trên tệp excel. Chương trình sẽ tự động ghép các cột có thể nhận dạng được và Nhân sự sẽ phải tự chọn ghép các cột còn lại.

Lưu ý: Có thể sử dụng chức năng Thiết lập từ điển ghép cột, với mỗi tên cột mặc định trên phần mềm, Nhân sự sẽ khai báo tên cột tương ứng thường dùng trên tệp excel của đơn vị (có thể một hoặc nhiều tên cách nhau bằng dấu “;”) để chương trình nhận biết và ghi nhớ. Mỗi lần thực hiện nhập khẩu chương trình sẽ tự động ghép các cột trên phần mềm với các cột dữ liệu trên tệp excel căn cứ theo tên cột đã khai báo, giúp Nhân sự không mất công phải chọn lại từng cột để ghép như trên. Cách thực hiện:

• Tại cột Tên cột tự động ghép trên tệp nguồn: Nhấn đúp chuột vào dòng muốn khai báo và nhập thêm tên cột thường dùng.

Nhấn Kiểm tra dữ liệu. Chương trình sẽ kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu nhập khẩu và thông báo kết quả kiểm tra dữ liệu.

• Nhấn Có để tải file kết quả nhập khẩu về kiểm tra nguyên nhân lỗi và chỉnh sửa lại (nếu có)

Nhấn Nhập khẩu, chương trình sẽ thực hiện nhập khẩu kết quả chấm công của nhân viên theo đúng thực tế vào ra trên máy chấm công, đồng thời chương trình cũng căn cứ vào các đơn đăng ký làm thêm, đơn xin đi muộn về sớm và đơn đăng ký làm bù của nhân viên để xác định thời gian thực tế làm thêm, đi muộn về sớm hoặc làm bù.

Lưu ý: Khi Thiết lập chấm công tại Ca làm việc:

• Nếu tích chọn Chấm vào đầu ca và Chấm ra cuối ca thì người dùng sẽ quản lý được thông tin chấm công Đầu ngày và Cuối ngày của nhân viên (Đầu ngày và Cuối ngày nhân viên đều phải chấm công).
• Còn nếu không tích chọn Chấm vào đầu ca và Chấm ra cuối ca thì chương trình sẽ mặc định nhân viên đó là đi làm cả ngày.Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

Bước 4: Lấy dữ liệu lên bảng chấm công

Có thế lấy dữ liệu lên bảng chấm công theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Lấy dữ liệu từ các phân hệ liên quan

Trên giao diện Bảng chấm công chi tiết, nhấn Lấy dữ liệu\Lấy dữ liệu từ các phân hệ liên quan.

Tích chọn Đã thực hiện nhập khẩu từ máy chấm công.

Lưu ý: Trường hợp nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công, khi tích chọn Đã thực hiện nhập khẩu từ máy chấm công, chương trình sẽ tự động cập nhật đơn Đăng ký làm bù vào bảng chấm công. Còn trường hợp không thực hiện nhập khẩu dữ liệu từ máy chấm công, khách hàng tích chọn đơn Đăng ký làm bù để cập nhật đơn làm bù của nhân viên vào bảng chấm công.

Lưu ý: Trường hợp chấm công trực tiếp trên phần mềm thì không tích chọn Đã thực hiện nhập khẩu từ máy chấm công và nhân sự nhập thủ công đơn Đăng ký làm bù vào bảng chấm công. Xem hướng dẫn chấm công trực tiếp trên phần mềm tại đây.

Nhấn Đồng ý => Kết quả chấm công được hiển thị theo nguyên tắc kết hợp giữa dữ liệu nhập khẩu từ máy chấm công ở bước 2 và dữ liệu lấy từ các phân hệ liên quan. Cụ thể: Chương trình căn cứ vào kết quả nhập khẩu từ máy chấm công ở bước 3 và các thông tin về đơn xin nghỉ được duyệt, đề nghị đi công tác được duyệt và thông tin ngày nghỉ, ngày lễ để chấm công cho những ngày nhân viên vắng mặt (theo máy chấm công) là nghỉ không phép, nghỉ phép, nghỉ lễ hay đi công tác. Với các đơn đăng ký làm thêm, đăng ký đi muộn, về sớm…chương trình sẽ căn cứ vào thời gian đăng ký làm thêm, đi muộn, về sớm… để chấm công cho nhân viên.

Cách 2: Lấy dữ liệu từ thiết lập ca làm việc

Trên giao diện Bảng chấm công chi tiết, nhấn Lấy dữ liệu\Lấy dữ liệu từ thiết lập ca làm việc.

Khai báo thông tin lấy dữ liệu.

Bước 2: Tổng hợp công của nhân viên

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Hướng dẫn thực hiện

1. Thiết lập Tổng công chuẩn

Chỉ áp dụng trong trường hợp đơn vị tính lương căn cứ theo số ngày công chuẩn. Trường hợp này Nhân sự cần khai báo số công chuẩn cho từng vị trí công việc, từng bộ phận phòng ban hoặc cho toàn bộ đơn vị. Chương trình sẽ căn cứ vào số công chuẩn đã khai báo để lập bảng chấm công và tính lương cho nhân viên. Chi tiết cách thiết lập tổng công chuẩn xem tại đây.

2. Tạo bảng chấm công tổng hợp

Có thể lập bảng chấm công tổng hợp theo 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Tạo bảng chấm công tổng hợp từ các bảng chấm công chi tiết trên ứng dụng Nhân sự.

Vào phân hệ Chấm công, tại mục Chấm công chọn Tổng hợp công.

Nhấn Thêm.

Khai báo thông tin bảng chấm công tổng hợp và lựa chọn Tổng hợp từ bảng chấm công chi tiết.

• Chọn Tháng, Năm hoặc nhấn vào biểu tượng để khai báo thông tin Từ ngày, Đến ngày: Chương trình sẽ tự động lấy lên bảng chấm công chi tiết nằm trong khoảng thời gian được thiết lập.

Tích chọn bảng chấm công chi tiết (có thể tích chọn nhiều bảng chấm công chi tiết trong trường hợp các bảng chấm công chi tiết này chứa thông tin của bảng chấm công tổng hợp). Ví dụ: trong tháng nhân sự lập các bảng chấm công chi tiết cho từng phòng ban, bộ phận. Để lập bảng chấm công tổng hợp cho cả đơn vị thì nhân sự phải tích chọn toàn bộ các bảng chấm công chi tiết của các các phòng ban, bộ phận.

Nhấn Đồng ý, chương trình sẽ tự động tổng hợp ngày công thực tế của từng nhân viên căn cứ vào các bảng chấm công chi tiết đã chọn.

Cách 2: Tạo bảng chấm công tổng hợp từ các file tổng hợp công dạng excel

Trường hợp nhân sự thực hiện chấm công trên file Excel, nhân sự sẽ phải thực hiện tổng hợp công của từng nhân viên trên file Excel, sau đó cập nhật dữ liệu tổng hợp công vào ứng dụng AMIS.VN – Nhân sự:

Bước 1: Tạo bảng chấn công tổng hợp

Vào phân hệ Chấm công, tại mục Chấm công chọn Tổng hợp công.

Nhấn Thêm.

Khai báo thông tin bảng chấm công tổng hợp và lựa chọn Không tổng hợp từ bảng chấm công chi tiết.

• Nếu tích chọn Chỉ tạo bảng chấm công cho các phòng trực thuộc
  thì sau khi tạo bảng, chương trình chỉ lấy lên các nhân viên có cơ cấu
  tổ chức là Phòng ban; Nhóm/Tổ/Đội; Phân xưởng trực thuộc đơn vị công tác khi tạo bảng.
• Ngược lại thì chương trình lấy lên các nhân viên thuộc tất cả các cơ cấu tổ chức trực thuộc đơn vị công tác khi tạo bảng

Nhấn Đồng ý.

Bước 2: Lấy kết quả tổng hợp công từ file excel vào chương trình

Có 2 cách lấy kết quả tổng hợp công từ excel vào chương trình, cụ thể:

Cách 1: Nhập khẩu kết quả tổng hợp công từ file excel

Chọn bảng chấm công và nhấn Xem

Nhấn Nhập khẩu.

Xuất hiện thông báo “Bạn có muốn loại bỏ toàn bộ nhân viên thuộc bảng chấm công trước khi nhập khẩu không?”.

• Nhấn Có chương trình sẽ xóa dữ liệu nhân viên đi và chỉ hiển thị danh sách nhân viên theo file excel đã nhập khẩu.
• Nhấn Không chương trình sẽ ghi đè thông tin trên excel vào phần mềm, còn với nhân viên không có trên excel thì sẽ giữ nguyên thông tin.

Thao tác chi tiết cách nhập khẩu xem tại đây.

Cách 2: Cập nhật hàng loạt kết quả tổng hợp công từ file excel

Chọn bảng chấm công và nhấn Xem.

Nhấn Cập nhật\Cập nhật hàng loạt => Thao tác chi tiết xem tại đây.

Lưu ý:

• Nhấn Cập nhật\Cập nhật từ bảng chi tiết để lấy dữ liệu
  mới nhất trên Bảng chấm công chi tiết (nếu có thay đổi) trong trường hợp Bảng chấm công
  tổng hợp được lập từ các Bảng chấm công chi tiết. Nhân sự có thể cập nhật cho một số nhân viên hoặc cho toàn bộ nhân viên trong bảng lương.
  
• Có thể thêm hoặc bớt nhân viên trên Bảng chấm công tổng hợp bằng cách sử dụng chức năng Chọn nhân viên hoặc Loại bỏ.
• Có thể xem hoặc sửa thông tin chi tiết chấm công của một nhân viên bằng cách chọn nhân viên, sau đó nhấn Xem chi tiết

Sau khi lập Bảng chấm công tổng hợp, cần xác nhận công tính lương. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.