Tích hợp hệ thống MISA Order vào phần mềm CUKCUK

1. Hiện trạng

• Hiện tại, khách hàng thực hiện mua mới/gia hạn phần mềm CUKCUK chọn hình thức thanh toán bằng tiền mặt/chuyển khoản sẽ không được sử dụng phần mềm ngay nên bị gián đoạn hoạt động bán hàng. Sau khi gửi đơn hàng, khách hàng phải chờ trong khoảng vài ngày để nhân viên kinh doanh lập yêu cầu cấp giấy phép và qua Kế toán văn phòng, Ban tài chính phê duyệt.
• Ngoài ra, khi nhận được đơn hàng từ ao cơ hội, nhân viên kinh doanh sẽ phải lập hợp đồng, đề nghị xuất hóa đơn gửi sang kế toán văn phòng. Kế toán văn phòng thực hiện ghi nhận doanh số và xuất hóa đơn cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu).

  2. Giải pháp

  Tích hợp MISA Order vào phần mềm CUKCUK, trường hợp khách hàng có thuê bao quá hạn sẽ được sử dụng ngay giấy phép theo đơn hàng đã gửi trong vòng 5 ngày trước khi MISA xác nhận thanh toán thành công.

  Và hệ thống sẽ:

• Tự động sinh đề nghị xuất hóa đơn
• Tự động sinh hợp đồng
• Tự động cấp GPSD
• Tự động ghi nhận doanh số

  khi đơn hàng được xác nhận đã thanh toán giúp nhân viên kinh doanh, Kế toán văn phòng, Ban tài chính giảm bớt nhiều thao tác, giảm bớt công sức, tiết kiệm chi phí.

  3. Nội dung hướng dẫn khách hàng tạo đơn hàng và thanh toán, kế toán văn phòng, nhân viên kinh doanh và ban tài chính xử lý đơn hàng và ghi nhận doanh số

  3.1 Khách hàng muốn tạo đơn hàng và thanh toán như thế nào?

• Bước 1: Khách hàng đăng nhập trang web quản lý CUKCUK
• Bước 2: Khách hàng nhấn vào nút Mua ngay (Đối với thuê bao đang dùng thử) hoặc nút Gia hạn (Đối với thuê bao còn hạn sử dụng thuê bao chính thức)
• Bước 3: Khách hàng xác nhận thông tin đơn hàng bao gồm: Thông tin giao hàng, thông tin cấp hóa đơn tài chính (nếu có), danh sách sản phẩm – dịch vụ và chọn 1 trong các hình thức thanh toán dưới đây:

  Trường hợp 1: Khách hàng thanh toán ngay bằng thẻ ATM, VISA/MASTERCARD, ví ngân lượng, Paypal

  Sau khi thanh toán thành công đơn hàng phần mềm, MISA sẽ tự động cấp tài nguyên cho khách hàng và  sẽ gửi hóa đơn điện tử đến email của khách hàng.

  Trường hợp 2: Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản/tiền mặt

       Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản cần nhập chính xác nội dung chuyển khoản theo hướng dẫn trên màn hình thanh toán hoặc email thông báo đặt hàng thành công theo cú pháp sau:  Thanh toan don hang xxxxxxx – Domain yyy

  Với xxxxxxx là số đơn hàng tự động sinh, yyy là tên domain nhà hàng.

  

  Lưu ý:

  – Trường hợp không đúng nội dung thanh toán, đơn hàng được coi là chưa thanh toán.

  – Trường hợp thuê bao của khách hàng đã quá hạn, khách hàng sẽ được sử dụng ngay phần mềm với giấy phép theo đơn hàng đã gửi trong vòng 5 ngày trước khi MISA xác nhận thanh toán thành công.

  

  3.2 Kế toán văn phòng cần làm như thế nào để xác nhận/hủy đơn hàng của khách hàng?

  Sau khi khách hàng thanh toán, MISA Order sẽ tự động sinh đơn hàng tương ứng trên tab Đơn hàng SaaS.

  

  * Trường hợp khách hàng thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng

  – Hệ thống MISA Order sẽ lấy toàn bộ giao dịch ngân hàng từ email giao dịch của Ban tài chính và tổng hợp tại tab Bảng sao kê ngân hàng.

  Khi khách chuyển khoản thành công, giao dịch sẽ hiển thị trên tab này.

  

• Trường hợp giao dịch của khách không được tổng hợp về MISA Order, có thể sử dụng chức năng Nhập khẩu Excel để thực hiện nhập các giao dịch vào chương trình.

• Nhấn chọn Nhập Khẩu Excel và thực hiện tải file mẫu của chương trình.
• Copy thông tin giao dịch tương ứng với từng cột để nhập khẩu vào chương trình.

  

• MISA Order sẽ kiểm tra và map thông tin số đơn hàng sinh trên tab Đơn hàng SaaS và số đơn hàng trên Bảng sao kê ngân hàng (dựa vào thông tin số đơn hàng và tên domain nhà hàng). Trường hợp trùng khớp, chương trình sẽ map thành công và hiển thị thông tin số đơn hàng trên cột Thanh toán cho ĐH số. (Trường hợp map không thành công, cột này sẽ bị trắng)

  

• Trường hợp thông tin số đơn hàng trùng và tên domain trùng, chương trình sẽ tự động chuyển trạng thái đơn hàng sang Đã thanh toán và cấp tài nguyên cho thuê bao nhà hàng.

  

  Đồng thời khi đó sẽ tự động sinh hợp đồng trên CRM, cấp giấy phép sử dụng cho nhà hàng trên SUMAN và tự động ghi nhận doanh số trên CRM, ACT cho NVKD theo quy định của MISA.

  Trường hợp khách hàng có khai báo thông tin hóa đơn tài chính (Mã số thuế, thông tin liên hệ) khi thanh toán chương trình sẽ tự động sinh đề nghị xuất hóa đơn trên CRM.

  Trong trường hợp khách không khai báo, chương trình sẽ không sinh đề nghị xuất hóa đơn.

  

  Lưu ý:

  Trường hợp 1 trong 2 thông tin số đơn hàng và domain không trùng khớp, chương trình sẽ map tương đối. Khi đó, cần thực hiện xác nhận và cấp tài nguyên bằng cách.

• Chọn tab Đơn hàng SaaS, chọn giao dịch của khách hàng, nhấn Xác nhận và cấp TN.

  

  Trường hợp cả 2 thông tin đơn hàng và domain không trùng khớp hoặc do 1 nguyên nhân khác, chương trình không map được giao dịch cho khách hàng, có thể thực hiện cấp bằng cách:

• Nhấn chuột phải vào đơn hàng, nhấn Xác nhận thanh toán.

  

• Tích chọn tab Chuyển khoản, chọn khoảng thời gian và nhấn Lấy dữ liệu. Chương trình sẽ lấy lên toàn bộ các giao dịch chưa được map với bất kỳ đơn hàng nào. Thực hiện kểm tra thông tin đơn hàng, nếu chính xác nhấn Xác nhận và cấp tài nguyên.

  

  Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt

  Bước 1: Sau khi xác nhận thanh toán bằng tiền mặt/chuyển khoản, khách hàng sẽ được sử dụng ngay phần mềm với giấy phép mới trong vòng 5 ngày trước khi MISA xác nhận thanh toán thành công.

  

  Đồng thời, MISA Order sẽ tự động sinh đơn hàng tương ứng trên tab Đơn hàng SaaS.

  

  Bước 2: Sau khi đã nhận được tiền, thực hiện xác nhận đơn hàng đã thanh toán và cấp tài nguyên cho khách hàng bằng cách:

• Nhấn chuột phải vào đơn hàng, nhấn Xác nhận thanh toán.

  

• Tích chọn Tiền mặt, khác.
• Tích chọn Đã thanh toán, nhập nội dung và Xác nhận và cấp tài nguyên.

  

  Khi đó trạng thái đơn hàng sang Đã thanh toán và cấp tài nguyên cho thuê bao nhà hàng.

  

  Đồng thời khi đó sẽ tự động sinh hợp đồng trên CRM, cấp giấy phép sử dụng cho nhà hàng trên SUMAN và tự động ghi nhận doanh số trên CRM, ACT.

  Trường hợp khách hàng có khai báo thông tin hóa đơn tài chính (Mã số thuế, thông tin liên hệ) khi thanh toán chương trình sẽ tự động sinh đề nghị xuất hóa đơn trên CRM cho NVKD theo quy định của MISA.

  Trong trường hợp khách không khai báo, chương trình sẽ không sinh đề nghị xuất hóa đơn.

  

  * Trường hợp khách hàng không thanh toán đơn hàng trong vòng 5 ngày, thì MISA Order sẽ chuyển trạng thái của đơn hàng sang tạm hủy.

  Để xác nhận thanh toán của các đơn hàng này, kế toán lọc các đơn hàng có trạng thái Tạm hủy

  để xử lý tiếp

  

  Hoặc nếu khách hàng không thanh toán thì kế toán chọn hủy đơn hàng

  

  3.3 Nhân viên kinh doanh cần thực hiện như thế nào để được ghi nhận doanh số?

• Trường hợp: khách hàng mua mới, sau khi đơn hàng được xác nhận thanh toán (kế toán xác nhận nếu thanh toán bằng tiền mặt, hệ thống tự động map giao dịch nếu thanh toán qua chuyển khoản) thì hệ thống sẽ tự động sinh hợp đồng trên CRM ở trạng thái Bản nháp

  NVKD đăng nhập vào CRM để chuyển trạng thái hợp đồng sang Đề nghị ghi doanh số

  Thao tác thực hiện như sau:

• Sau khi kiểm tra lại các thông tin của hợp đồng thì nhấn chuột phải vào đơn hàng cần đề nghị ghi nhận doanh số, chọn Đề nghị ghi doanh số.

•  Chương trình sẽ hiển thị màn hình Đề nghị ghi nhận doanh số chi tiết. Nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Trường hợp yêu cầu xác nhận cam kết thanh toán  do trường phòng gia hạn thực hiện xác nhận cam kết thì Nhân viên kinh doanh báo trường phòng gia hạn thực hiện bàn giao lại hợp đồng tương ứng cho nhân viên kinh doanh.

Kế toán văn phòng ghi nhận doanh số

Sau khi kinh doanh đề nghị ghi nhận doanh số, kế toán văn phòng đăng nhập vào AMIS.VN – Kế toán và thực hiện Ghi doanh số.

Chương trình sẽ hiển thị trạng thái Đã ghi doanh số tại màn hình Hợp đồng chi tiết.

• Trường hợp: khách hàng nâng cấp, gia hạn, mua thêm, sau khi đơn hàng được xác nhận, hệ thống sẽ tự động sinh hợp đồng trên CRM ở trạng thái đã ghi doanh số

NVKD không cần phải đề nghị ghi doanh số

3.4 Ban tài chính thực hiện như thế nào để xuất hóa đơn cho khách hàng? 

Sau khi NVKD xác nhận yêu cầu gia hạn, phần mềm sẽ tự động sinh Đề nghị xuất hóa đơn trên AMIS.VN – Bán hàng và AMIS.VN – Kế toán với tình trạng Đã duyệt đề nghị.

• Nếu sinh đề nghị xuất hóa đơn thành công, trạng thái xuất hóa đơn của đơn hàng trên phần mềm MISA ORDER chuyển từ Chưa xuất hóa đơn thành Đang xuất hóa đơn.

• Khi nhận được Đề nghị xuất hóa đơn, kế toán hóa đơn xuất hóa đơn cho khách hàng trên AMIS.VN – Kế toán.