Hướng dẫn Khối Hộ cá thể Cấp phát thuê bao CUKCUK

Mục đích của tài liệu: Tài liệu này giúp NVKD Hộ cá thể biết cách xin cấp thuê bao dịch vụ online sản phẩm CUKCUK.VN

Xem chi tiết việc chuyển đổi mã hàng hóa cũ sang mã mới tại đây.

Phần I – Nhân viên kinh doanh

• Trường hợp khách hàng mua và thanh toán trực tuyến bằng hình thức: Qua ATM, thẻ tín dụng, ví ngân lượng, tài khoản Paypal thì hệ thống SUMAN sẽ tự động cấp phát tài nguyên cho khách hàng, NVKD không cần phải lập yêu cầu cấp thuê bao.
• Trường hợp khách hàng chọn hình thức thanh toán bằng tiền mặt/chuyển khoản và thanh toán ngay trong vòng 5 ngày kể từ ngày lập đơn hàng thì hệ thống MISA ORDER sẽ xử lý đơn hàng để tự động cấp phát tài nguyên cho khách hàng, NVKD không cần phải lập yêu cầu cấp thuê bao.
• NVKD chỉ lập yêu cầu cấp thuê bao khi khách hàng chọn thanh toán bằng tiền mặt/chuyển khoản và thanh toán đơn hàng khi đã quá hạn thanh toán (từ 6 ngày trở lên tính từ ngày khách hàng gửi đơn hàng online) và khi khách hàng sử dụng Standard chuỗi gửi yêu cầu thay đổi thông tin thuê bao.

• Để cấp GPSD NVKD làm theo 2 bước sau:

• Bước 01: Lập yêu cầu cấp GPSD
• Bước 02: Gửi yêu cầu cấp GPSD cho kế toán văn phòng

Sau đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Lập yêu cầu cấp GPSD

• Vào Bán hàng\Hợp đồng (Hoặc Bán hàng\Đơn đặt hàng)

  Chọn Hợp đồng muốn sinh yêu cầu cấp GPSD, click chuột phải, chọn Sinh\Yêu cầu giấy phép/thuê bao

  Khi sinh yêu cầu cấp thuê bao Đơn đặt hàng/Hợp đồng thì phần mềm sẽ ngầm định hiển thị sẵn các thông tin trên yêu cầu cấp thuê bao, NVKD không phải chọn lại nhưng phải kiểm tra lại tất cả các thông tin để đảm bảo các thông tin đều chính xác.

• Sản phẩm: Chọn CUK – Phần mềm CUKCUK.VN

• Loại yêu cầu: chọn loại tương ứng, có 5 loại
  • Bán mới: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng mua mới
  • Gia hạn/Cập nhật: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng gia hạn thời gian sử dụng hoặc hạ xuống gói thuê bao thấp hơn
  • Nâng cấp gói: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng nâng cấp lên gói thuê bao cao hơn
  • Mua thêm: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng mua thêm chi nhánh
  • Miễn phí: Chọn khi lập yêu cầu cho khách hàng được tặng miễn phí gói phần mềm

• Thời gian bắt đầu sử dụng: Hệ thống tự động tương ứng với từng loại cấp GPSD

• Gói sản phẩm: Chọn gói sản phẩm tương ứng
• Nhập đầy đủ thông tin của khách hàng, bắt buộc phải nhập thông tin Điện thoại và Email của khách hàng
• Nhập các thông tin về GPSD:
  • Tổng số chi nhánh: Nhập số chi nhánh của thuê bao.

• Lưu ý: Chỉ với gói sản phẩm ENT _Gói Enterprise và Standard có sử dụng chuỗi thì mới cho phép nhập Tổng số chi nhánh, còn các gói sản phẩm còn lại thì phần mềm ngầm định = 1 và không cho NVKD sửa.

• Khi lập yêu cầu cấp GPSD cho loại yêu cầu bán mới thì ngày bắt đầu của GPSD mới sẽ là ngày NVKD lập yêu cầu.
• Khi lập yêu cầu cấp GPSD cho loại yêu cầu Gia hạn thì ngày bắt đầu của GPSD mới sẽ sau 1 ngày so với ngày hết hạn của GPSD cũ.

Lưu ý: Đối với khách hàng gia hạn thì hệ thống chưa tự động cập nhật được thông tin ngày bắt đầu sử dụng của thuê bao mới, NVKD phải tự nhập lại thời gian bắt đầu sử dụng là sau 1 ngày so với ngày hết hạn của thuê bao cũ.

• Số tháng sử dụng: Nhập tổng thời gian sử dụng của thuê bao (đã bao gồm cả thời gian được tặng thêm (nếu có))
• Địa chỉ truy cập: Phải nhập domain của khách hàng. Ví dụ: Comngon.cukcuk.vn

• Chương trình sẽ tự động tính Ngày hết hạn sử dụng = Ngày bắt đầu sử dụng + Số tháng sử dụng – 1 ngày

VD: Ngày bắt đầu thuê bao là 12/02/2018, số tháng sử dụng là 12 tháng thì ngày hết hạn là ngày 11/02/2019

(*) Lưu ý: Với cả 3 loại yêu cầu Bán mới, Gia hạn/Cập nhật, Mua thêm thì thông tin thuê bao (Tổng số chi nhánh, Thời gian bắt đầu sử dụng, Số tháng sử dụng) đều phải nhập thông tin tổng số, lũy kế thời gian của thuê bao khách hàng.

• Nhấn Tiếp theo để chuyển sang Bước 2

• Nhấn Thực hiện để sinh yêu cầu cấp thuê bao:

Bước 2: Gửi yêu cầu cấp thuê bao cho kế toán văn phòng

• Vào phân hệ SUMAN\Nhân viên kinh doanh trên CRM, kiểm tra lại 1 lần nữa thông tin của yêu cầu ==> Click chuột phải và chọn lệnh “Gửi yêu cầu” để chuyển yêu cầu đến kế toán văn phòng.

(*) Lưu ý:  NVKD có thể theo dõi tình trạng của các yêu cầu mình đã lập bằng cách chọn các mode lọc theo: Chưa gửi; Chờ duyệt; Đã duyệt; Từ chối hoặc nhận biết tình trạng của các yêu cầu bằng màu sắc: Xanh lá = Chưa gửi yêu cầu; Đen = Chờ duyệt; Đỏ = Từ chối; Xanh dương = Đã duyệt

Phần II – Đối với kế toán VP/TCT

1. Kế toán VP:

• Phê duyệt yêu cầu cấp thuê bao của NVKD gửi

  Kế toán VP vào SUMAN\ Kế toán văn phòng trên CRM à Chọn yêu cầu muốn duyệt, sau đó nhấn chuột phải và chọn “Phê duyệt y/c cấp giấy phép” nếu đồng ý với yêu cầu. Trường hợp từ chối yêu cầu thì chọn Từ chối và ghi rõ Lý do từ chối để NVKD biết bổ sung, chỉnh sửa để gửi lại yêu cầu.

  

  (*) Lưu ý: 

  • KTVP có thể theo dõi tình trạng cấp phê duyệt các yêu cầu cấp GPSD của NVKD bằng cách tích chọn các ô tích: Chưa phê duyệt; Chờ cấp; Đã cấp; Từ chối, hoặc nhận biết tình trạng phê duyệt của các yêu cầu bằng màu sắc: Xanh lá = Chưa phê duyệt; Đen = Chưa cấp; Đỏ = Từ chối; Xanh dương = Đã cấp.
  • Chỉ duyệt những yêu cầu có trạng thái là Đã gửi – KTVP. Sau khi yêu cầu được duyệt sẽ chuyển từ trạng thái: Đã gửi – KTVP sang Đã gửi – KT license
  • Khi yêu cầu có trạng thái : KT License – Đã duyệt thì việc yêu cầu cấp GPSP được hoàn tất

2. Kế toán TCT

• Bước 1: Chọn sản phẩm cần cấp GPSD/thuê bao
  • Kế toán TCT đăng nhập phần mềm Suman.misa.com.vn à Chọn sản phẩm cần cấp, sau đó vào Yêu cầu dịch vụ lọc ra các yêu cầu cấp thuê bao.
• Bước 2: Phê duyệt yêu cầu cấp GPSD/thuê bao

• Kiểm tra thông tin yêu cầu trước khi tiến hành phê duyệt yêu cầu. Trường hợp yêu cầu chưa đủ điều kiện thì click chọn Từ chối và ghi rõ lý do từ chối để KTVP, NVKD kiểm tra lại. Trường hợp đủ điều kiện thì chọn Phê duyệt để cấp GPSD.

• Mỗi lần phê duyệt có thể phê duyệt được nhiều yêu cầu cùng lúc bằng cách chọn nhiều yêu cầu và thực hiện Phê duyệt

(*) Lưu ý:  Kế toán TCT chỉ duyệt các yêu cầu ở trạng thái: Đã gửi -KT License. Khi yêu cầu được duyệt thành công sẽ trạng thái yêu cầu sẽ chuyển là KT License – Đã duyệt.

• Bước 3: Thực hiện cấp thuê bao
  • Sau khi yêu cầu cấp GPSD của KTVP gửi được phê duyệt, nhân viên phụ trách cấp GPSD sẽ đăng nhập vào Suman.misa.com.vn để thực hiện cấp GPSD.

• Sau khi cấp thuê bao cho khách hàng, hệ thống sẽ gửi email thông báo cho khách hàng biết thông tin tài nguyên MISA đã cấp cho khách hàng.