Trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt

1. Định khoản

Nợ TK 331         Phải trả cho người bán

Có TK 111        Tiền mặt (1111, 1112)

2. Mô tả nghiệp vụ

Trường hợp ứng trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng tiền mặt (có thể do nhân viên đi mua hàng tự mang nộp hoặc có thể do nhà cung cấp đến thu trực tiếp) sẽ phát sinh các hoạt động sau:

1. Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, trên đó yêu cầu công ty phải trả trước tiền mua hàng, Nhân viên mua hàng sẽ lập đề nghị thanh toán và chuyển đề nghị để Kế toán tiền mặt lập Phiếu chi.
2. Kế toán tiền mặt lập phiếu chi sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
3. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào Phiếu chi để chi tiền mặt, đồng thời ghi sổ quỹ.
4. Thủ quỹ chuyển cho Kế toán 1 liên và cho Nhân viên mua hàng 1 liên phiếu chi.
5. Sau khi nộp tiền ứng trước cho nhà cung cấp, Nhân viên mua hàng sẽ lấy phiếu thu tiền từ nhà cung cấp về nộp lại cho Kế toán tiền mặt.
6. Kế toán tiền mặt căn cứ vào Phiếu chi có đủ chữ ký để ghi số kể toán tiền mặt và sau đó kèm theo phiếu thu của nhà cung cấp sẽ lưu chứng từ tại phòng kế toán.

3. Ví dụ

• Theo hợp đồng mua hàng ký kết với công ty TNHH Lan Tân ngày 06/01/2017, doanh nghiệp phải trả trước cho công ty TNHH Lan Tân 40% tiền hàng (số tiền là 26.000.000đ), 60% số tiền còn lại sẽ thanh toán sau khi nhận được hàng vào ngày 13/01/2017.
• Ngày 07/01/2017, doanh nghiệp cử nhân viên mang tiền đến trả trước một phần tiền hàng cho công ty TNHH Lan Tân, số tiền: 26.000.000đ.
  

4. Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

5. Hướng dẫn trên phần mềm

1. Vào phân hệ Quỹ, chọn Chi tiền (hoặc vào tab Thu, chi tiền, nhấn Thêm\Chi tiền).

2. Khai báo các thông tin chi tiết của phiếu chi. 

3. Nhấn Cất.

Lưu ý: Sau khi phiếu chi ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ.